Caso studio. Live
LeavePilot: costruire un prodotto che tratta i dati dei dipendenti
Ferie, permessi e smart working sono dati di persone, gestiti da chi ha potere sul loro rapporto di lavoro. Un gestionale che li tocca deve funzionare bene e reggere due esami: quello di chi lo usa ogni giorno e quello di chi, in azienda, deve poter dimostrare come vengono trattati.
Scritto da Maximilian Giurastante. .
LeavePilot è un prodotto MAXYMIZE per la gestione di ferie, permessi orari e smart working: calendario condiviso, richieste con flusso di approvazione, saldi calcolati, reparti, festività per paese ed esportazione dei dati per le buste paga. Ogni azienda ha i propri dati separati, l'interfaccia è in italiano, inglese e spagnolo, e il piano gratuito arriva a cinque dipendenti.
La scheda del progetto
- Che cos'è
- Prodotto proprio di MAXYMIZE, venduto in abbonamento
- A chi serve
- Aziende da pochi dipendenti a qualche centinaio, con responsabili di reparto e un amministratore
- Origine
- Strumento interno costruito per un'azienda con più sedi, agosto 2025
- Da prodotto singolo a prodotto per tutti
- Marzo 2026: dati separati per azienda, iscrizione autonoma, dominio proprio
- Lingue
- Italiano, inglese e spagnolo, comprese le email e i documenti legali
- Modello commerciale
- Piano gratuito fino a cinque dipendenti, poi abbonamento per persona; prova senza carta di credito
- Conformità
- Documenti contrattuali versionati con accettazione tracciata, contenuti generati con AI marcati
- Stato
- In uso, sviluppo continuo; approfondimento tecnico nella pagina prodotto
Il problema, che non è il calendario
Nelle aziende sotto le cento persone le assenze si gestiscono con un foglio di calcolo che conosce bene una persona sola, più una serie di messaggi sparsi. Funziona finché quella persona c'è e finché nessuno contesta un conteggio. Il giorno in cui succede, non esiste un posto dove andare a vedere chi ha chiesto cosa e chi ha approvato.
I gestionali del personale completi risolvono il problema, ma sono pensati per organizzazioni molto più grandi: moduli, licenze, configurazioni lunghe. Un'azienda con quindici persone finisce per pagare un sistema sovradimensionato di cui userà una piccola parte, oppure resta al foglio di calcolo. LeavePilot nasce in quello spazio: fare una cosa sola, farla bene e costare poco quando l'azienda è piccola.
Che cosa cambia quando il dato è di una persona
Un'assenza non è un numero come un altro. Dice quando qualcuno non c'è, a volte perché sta male, e viene letta da chi decide della sua carriera. Questo sposta il progetto: servono ruoli stretti, tracciabilità delle approvazioni, conservazione limitata dei documenti sensibili, e la possibilità per l'azienda cliente di dimostrare a un'autorità o a un dipendente come funziona il sistema. Sono requisiti che si progettano all'inizio o non si aggiungono più.
Che cosa fa, dal punto di vista di chi lo usa
Tre persone diverse aprono la stessa applicazione e devono trovarci tre cose diverse: il dipendente vuole chiedere due giorni in dieci secondi, il responsabile vuole sapere chi manca la settimana prossima, l'amministratore vuole i numeri corretti a fine anno.
Il percorso di una richiesta
Flusso in cinque passaggi: richiesta inserita dal dipendente, notifica al responsabile, approvazione o rifiuto, saldo aggiornato, esportazione per le buste paga. Da approvazione o rifiuto la richiesta torna al dipendente con l'esito.
- 1. Richiesta: giorni o ore
- 2. Notifica: al responsabile
- 3. Decisione: approva o rifiuta
- 4. Saldo aggiornato: in automatico
- 5. Esportazione: per le buste paga
- Decisione → Richiesta (esito al dipendente)
Le funzioni che l'uso reale ha reso indispensabili
- Permessi a ore e smart working, non solo giornate intere: è la richiesta più frequente e quella che i fogli di calcolo sbagliano più spesso.
- Saldi calcolati con residui, rettifiche e riporto all'anno nuovo, invece di un totale scritto a mano che nessuno sa più da dove venga.
- Festività ufficiali per paese, importate e aggiornate ogni anno: un'azienda con persone in più paesi non deve inserirle a mano.
- Reparti e responsabili, perché in un'azienda di quaranta persone non approva tutto l'amministratore.
- Certificati medici conservati cifrati e cancellati alla scadenza, non lasciati in una cartella condivisa.
- Report in PDF e foglio di calcolo per chi elabora le buste paga, che è il vero destinatario finale del lavoro.
Che cosa serve per vendere un prodotto che tratta dati altrui
Quando un'azienda affida a un fornitore i dati del proprio personale, resta lei titolare del trattamento e risponde della scelta. Il fornitore deve quindi consegnarle non solo un'applicazione, ma anche i documenti che le permettono di dimostrare di aver scelto bene. È la parte che allunga i tempi di un prodotto e che quasi nessun listino racconta.
| Che cosa chiede l'azienda cliente | Come risponde il prodotto |
|---|---|
| Un contratto che regoli il trattamento dei dati | Accordo di nomina a responsabile, versionato e accettato dentro l'applicazione, con la data e chi lo ha accettato |
| Sapere quali dati vengono trattati e per quanto | Informativa e termini pubblicati per versione, con i documenti precedenti sempre consultabili |
| Separazione dai dati di altre aziende | Dati di ogni azienda separati fra loro, non filtrati dentro un archivio comune |
| Poter dire di no ai fornitori esterni | Nessun dato personale esce verso strumenti di analisi senza consenso, con un interruttore per azienda |
| Sapere se e dove viene usata l'AI | Un solo impiego dichiarato, un commento ai report di sintesi, con i contenuti generati marcati come tali |
| Che l'AI non produca valutazioni sulle persone | Al modello arrivano solo numeri aggregati, mai nomi; i gruppi troppo piccoli vengono accorpati prima |
Il lavoro di conformità non è un adempimento a parte: cambia il prodotto. Ha deciso che cosa il modello linguistico può vedere, quanto a lungo si conservano i certificati medici, quali eventi tecnici si possono raccogliere e quali no. Un prodotto costruito senza queste domande le incontra comunque, ma alla prima azienda strutturata che chiede il contratto, quando cambiarlo costa dieci volte tanto.
Da strumento interno a prodotto
LeavePilot è nato nell'agosto 2025 come strumento interno per una sola azienda con più sedi. È diventato un prodotto per chiunque nel marzo 2026. Il passaggio non è stato aggiungere una schermata di registrazione: è stato rifare le fondamenta perché una seconda azienda potesse entrare senza vedere niente della prima.
- Separazione dei dati: ogni azienda ha i propri, e non convivono in tabelle condivise filtrate a ogni interrogazione. È la scelta più costosa del progetto ed è quella che permette di rispondere in una riga alla domanda "dove stanno i nostri dati". Il confronto fra i due modelli possibili è nella nota SaaS multi-tenant o istanze separate.
- Iscrizione autonoma: un'azienda si registra, sceglie il proprio indirizzo e comincia, senza che nessuno debba configurare niente a mano.
- Aspetto personalizzabile: logo dell'azienda nell'intestazione e nella pagina di accesso, perché il dipendente deve riconoscere lo strumento della propria azienda.
- Tre lingue ovunque, comprese le email automatiche e i documenti legali: un prodotto venduto in più paesi non può avere l'interfaccia tradotta e le comunicazioni in una lingua sola.
- Centro assistenza dentro l'applicazione, con decine di pagine per lingua: in un prodotto che si vende senza venditori, la documentazione è parte del prodotto.
Stato e risultati
LeavePilot è in uso e in sviluppo continuo. Quello che possiamo dichiarare è il perimetro del prodotto; i numeri di adozione sono dati commerciali che non pubblichiamo, e non inventiamo percentuali per riempire il vuoto.
- 3
- lingue, comprese email e documenti legali (italiano, inglese, spagnolo)
- 5
- dipendenti compresi nel piano gratuito (senza limiti di tempo)
- 0
- dati personali inviati al modello linguistico (il commento ai report lavora su aggregati)
- 13
- mesi dal primo strumento interno al prodotto per tutti (agosto 2025, marzo 2026)
Cosa insegna a chi vuole costruire un prodotto simile
Un prodotto in abbonamento non è un progetto su commessa con più clienti. Cambiano le domande a cui deve rispondere, e le più difficili non sono tecniche.
- Partire da un problema che si conosce dall'interno accorcia di mesi la fase in cui si indovina cosa serve.
- La separazione dei dati fra clienti va decisa prima della prima tabella: dopo il lancio è una riscrittura.
- I documenti contrattuali e l'informativa sono parte del prodotto quanto le schermate, e vanno versionati come il codice.
- Le lingue e la documentazione di aiuto costano molto meno se entrano subito e molto di più se si aggiungono dopo.
- Dove entra un modello linguistico, si decide prima quali dati non deve mai vedere.
Se stai valutando un prodotto in abbonamento tutto tuo, la pagina piattaforme SaaS descrive come lavoriamo e come lavoriamo e quanto costa dà gli ordini di grandezza. Le decisioni tecniche di LeavePilot, per chi vuole il dettaglio, sono nella pagina prodotto.
Tecnologie usate
Scelte fatte per un prodotto che deve ospitare aziende diverse, costare poco quando l'azienda è piccola e reggere il confronto con chi chiede conto dei dati.
Applicazione
- Applicazione web
- Uso da telefono
- Tre lingue
Dati
- Dati separati per azienda
- Documenti sensibili cifrati
- Registro delle operazioni
Accesso
- Ruoli: dipendente, responsabile, amministratore
- Accesso con email e password
Esercizio
- Infrastruttura a consumo
- Indirizzo dedicato per azienda
Domande frequenti
Per quali aziende è pensato LeavePilot?
Per aziende che vanno da pochi dipendenti a qualche centinaio, con uno o più reparti e responsabili che approvano le richieste. Sotto i cinque dipendenti il piano gratuito basta e non scade. Sopra le poche centinaia servono in genere funzioni di un gestionale del personale completo, e lo diciamo invece di vendere lo strumento sbagliato.
I dati della mia azienda sono separati da quelli delle altre?
Sì, e non per filtro applicativo: ogni azienda ha i propri dati separati. È la ragione per cui alla domanda "dove stanno i nostri dati" si può rispondere in una riga, e per cui la cancellazione di un'azienda è un'operazione netta e non una selezione fra righe di altri.
Il prodotto usa intelligenza artificiale? Su quali dati?
In un punto solo: il commento testuale ai report di sintesi. Al modello arrivano soltanto dati aggregati per reparto, mai nomi, e i gruppi troppo piccoli vengono accorpati prima dell'invio. I contenuti generati sono marcati come tali, come richiede l'articolo 50 dell'AI Act. Tutti i calcoli restano deterministici.
Che documenti riceve l'azienda che si iscrive?
Informativa, termini, cookie policy e l'accordo che nomina il fornitore responsabile del trattamento, tutti versionati e accettati dentro l'applicazione, con la data e l'identità di chi accetta. Le versioni precedenti restano consultabili: serve a un'azienda che deve dimostrare quale testo era in vigore in una certa data.
Potete costruire una piattaforma in abbonamento per la mia idea?
Sì, ed è il servizio da cui nasce questo prodotto. LeavePilot è la dimostrazione che il percorso completo, dalla separazione dei dati agli abbonamenti fino ai documenti contrattuali, lo abbiamo fatto per intero su un prodotto nostro. La pagina sulle piattaforme SaaS spiega come lavoriamo e quella sui costi dà gli ordini di grandezza.
Scritto da Maximilian Giurastante
Founder e software developer, MAXYMIZE. Progetta e sviluppa piattaforme SaaS, gestionali su misura e automazioni con modelli linguistici. Oltre vent'anni come project leader nell'integrazione di sistemi tecnologici, audio e video.
Hai un'idea di prodotto in abbonamento?
Raccontacela in trenta minuti. Ti diciamo che cosa serve davvero nella prima versione, cosa si può rimandare e cosa invece va deciso prima di scrivere una riga di codice.