AI Act in Italia: che cosa devono fare aziende e professionisti, scadenza per scadenza

Che cos'è l'AI Act e chi riguarda davvero

L'AI Act è il Regolamento (UE) 2024/1689, il primo testo europeo che regola i sistemi di intelligenza artificiale in base al rischio che producono. Non si rivolge solo a chi sviluppa modelli: si applica a chi immette sistemi sul mercato e a chi li usa nell'ambito di un'attività professionale. Se qualcuno nella tua azienda usa un assistente conversazionale per scrivere una offerta o filtrare curriculum, sei dentro il perimetro. L'obbligo minimo, l'alfabetizzazione del personale prevista dall'articolo 4, non ha soglie di dipendenti, di fatturato né di rischio.

Fornitore o utilizzatore: la distinzione da cui dipende tutto il resto

Fornitore è chi sviluppa un sistema di AI, o lo fa sviluppare, e lo immette sul mercato con il proprio nome o marchio. Utilizzatore è chi usa un sistema sotto la propria autorità nell'ambito di un'attività professionale. La regola pratica: se vendi lo strumento sei fornitore, se vendi il risultato dello strumento sei utilizzatore. La stessa azienda può essere utilizzatore di un assistente per la scrittura e fornitore del prodotto che ha costruito sopra una API. I due ruoli convivono e vanno mappati separatamente.

Situazioni ordinarie che rientrano nel perimetro

• Uno studio professionale che usa un assistente generativo per preparare bozze di atti o relazioni.
• Un ufficio del personale che usa uno strumento di screening dei curriculum: area 4 dell'Allegato III, occupazione e gestione dei lavoratori.
• Una società finanziaria che valuta il merito creditizio con un modello: area 5 dell'Allegato III, accesso a servizi essenziali.
• Un negozio online con un assistente conversazionale: l'obbligo di renderlo riconoscibile è del fornitore del sistema, ma della scelta di uno strumento non conforme rispondi tu che lo hai scelto.
• Un'agenzia che pubblica immagini o video generati: la dichiarazione dell'articolo 50 paragrafo 4 è dovuta quando il contenuto è un deepfake, cioè riproduce persone, oggetti o eventi reali in modo da sembrare autentico. Per il testo l'obbligo scatta solo se è pubblicato per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico e non c'è revisione editoriale umana. La marcatura leggibile dalla macchina, invece, è a carico di chi fornisce lo strumento.
• Una software house che integra un modello di terzi in un proprio prodotto: diventa fornitore del sistema a valle, con obblighi che si sommano a quelli del fornitore del modello.

Le cinque fonti che compongono il quadro

L'articolo 4 non ha soglie e non produce un attestato

L'obbligo di alfabetizzazione è applicabile dal 2 febbraio 2025 e vale per qualsiasi fornitore e qualsiasi utilizzatore, indipendentemente dalla dimensione e dal livello di rischio dei sistemi usati. È un obbligo di mezzi: adottare misure proporzionate, non garantire un risultato. L'articolo 99 paragrafo 4 elenca le violazioni sanzionate con 15 milioni di euro o il 3% del fatturato e l'articolo 4 non compare in quell'elenco, quindi non esiste una sanzione europea specifica; gli Stati membri possono però prevederne di nazionali. In Italia il perimetro sanzionatorio arriverà dai decreti attuativi previsti dalla delega dell'articolo 24 della Legge 132/2025, che scade il 10 ottobre 2026. Quello che l'articolo 4 produce non è un attestato: è un registro che spiega perché quella persona ha ricevuto quel contenuto formativo.

Quali obblighi dell'AI Act sono già applicabili e quali no: tutte le date

All'8 agosto 2026 sono già applicabili il divieto delle pratiche vietate (articolo 5), l'obbligo di alfabetizzazione (articolo 4), gli obblighi sui modelli di uso generale (articoli 53-55), il regime sanzionatorio (articolo 99) e gli obblighi di trasparenza (articolo 50). Non sono ancora vincolanti gli obblighi sui sistemi ad alto rischio: l'Allegato III si applica dal 2 dicembre 2027, l'Allegato I dal 2 agosto 2028. Le autorità nazionali hanno iniziato a vigilare il 2 agosto 2026, anche sull'articolo 4.

Calendario completo, data per data

Che cosa ti vincola già oggi

• Il divieto assoluto delle pratiche dell'articolo 5, sanzionato fino a 35 milioni di euro o il 7% del fatturato mondiale annuo, il maggiore dei due.
• L'articolo 4: misure di alfabetizzazione proporzionate per il personale e per chi opera i sistemi per conto della tua organizzazione, collaboratori esterni e freelance inclusi.
• Gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, applicabili dal 2 agosto 2026 e inclusi tra le violazioni sanzionate dall'articolo 99 paragrafo 4 lettera g.
• Gli obblighi dei fornitori di modelli di uso generale, vigilati in via esclusiva dall'AI Office.
• Tutto il GDPR, che non ha mai avuto un periodo transitorio, e l'articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, inserito dal decreto legislativo 104/2022 sull'informativa ai lavoratori.

Che cosa non ti vincola ancora

• I requisiti dei sistemi ad alto rischio dell'Allegato III (articolo 6 paragrafo 2): selezione del personale, merito creditizio, istruzione, servizi essenziali. Slittati al 2 dicembre 2027.
• I requisiti dei sistemi ad alto rischio incorporati in prodotti dell'Allegato I: dal 2 agosto 2028.
• La valutazione d'impatto sui diritti fondamentali dell'articolo 27, dovuta dal 2 dicembre 2027 da enti pubblici, privati che erogano servizi pubblici e privati che operano nel credito e nelle assicurazioni vita e salute.
• Le sanzioni nazionali italiane. Il Consiglio dei Ministri del 4 agosto 2026 ha approvato in esame definitivo i due decreti che il 10 giugno erano passati in via preliminare, e da questi arrivano l'assetto delle autorità e le regole su lavoro, professioni, sanità e pubblica amministrazione. La delega dell'articolo 24 resta aperta fino al 10 ottobre 2026 per il resto della materia, quindi il perimetro non è ancora chiuso del tutto.

Le due date italiane da tenere d'occhio

Il 10 ottobre 2026 è il termine della delega dell'articolo 24 della Legge 132/2025, e una parte del lavoro è già arrivata: il 4 agosto 2026 il Consiglio dei Ministri ha approvato in esame definitivo due decreti legislativi, dopo i pareri delle commissioni parlamentari, della Conferenza unificata e del Garante. Il primo riguarda l'impiego dell'intelligenza artificiale nelle attività di polizia e introduce nel codice penale l'articolo 437-bis sull'omessa adozione di misure di sicurezza. Il secondo definisce l'assetto delle autorità nazionali, con l'AgID come autorità di notifica e l'ACN come autorità di vigilanza del mercato, e detta le regole sull'uso dell'intelligenza artificiale nei percorsi formativi, nelle professioni, nel lavoro, nella sanità e nella pubblica amministrazione. La novità che pesa di più sulle aziende sta nel secondo: le decisioni che riguardano la costituzione, la modifica o la risoluzione del rapporto di lavoro, compresi i provvedimenti disciplinari, non possono essere adottate unicamente sulla base di un trattamento automatizzato, la decisione finale resta a una persona fisica con potere effettivo e autonomo, e il lavoratore ha diritto a una spiegazione comprensibile dei parametri considerati. Il licenziamento adottato in violazione del divieto è nullo. Lo screening dei curricula nella fase di selezione non rientra nel divieto, perché non è una decisione finale sul rapporto. Restano alla delega, fino a ottobre, le regole su dati e algoritmi per l'addestramento e i profili di responsabilità civile e penale ulteriori. L'ACN esercita i poteri di vigilanza del mercato previsti dal regolamento europeo, l'AgID resta autorità di notifica per gli organismi di valutazione della conformità e il Garante per la protezione dei dati personali resta competente su tutto ciò che tocca i dati personali. La pubblicazione dei decreti attuativi è uno dei tre eventi che ti impongono di rivedere in anticipo la documentazione, insieme all'ingresso di uno strumento nuovo che tratta dati personali e a un cambio di ruolo dovuto a una personalizzazione sostanziale.

Che cosa ha cambiato davvero il Digital Omnibus

Il Digital Omnibus è il Regolamento (UE) 2026/1744, firmato l'8 luglio 2026, pubblicato in Gazzetta Ufficiale dell'Unione europea il 24 luglio 2026 ed entrato in vigore il 27 luglio 2026 con un termine compresso a tre giorni a titolo di urgenza. Modifica l'AI Act su otto punti. Uno solo di questi è un rinvio, e riguarda i sistemi ad alto rischio: gli altri sette stringono, estendono o semplificano, e due nuove pratiche vietate allungano l'elenco dell'articolo 5. Chi legge l'Omnibus come una proroga generale sta leggendo un testo che non esiste.

Perché la lettura del rinvio generale non regge

Il rinvio riguarda l'articolo 6, cioè i sistemi ad alto rischio, e la marcatura dei contenuti sintetici già sul mercato. Non tocca l'articolo 5, non tocca l'articolo 4, non tocca la data del 2 agosto 2026 per gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, non tocca il regime sanzionatorio dell'articolo 99, non tocca gli obblighi dei fornitori di modelli di uso generale. Per la maggior parte delle aziende italiane, che non immettono sul mercato sistemi ad alto rischio, il calendario è rimasto identico. Il percorso normativo era iniziato con l'accordo provvisorio tra Parlamento europeo e Consiglio del 7 maggio 2026.

Le otto modifiche introdotte dal Regolamento (UE) 2026/1744

1. Rinvio dei sistemi ad alto rischio Gli obblighi dell'Allegato III passano al 2 dicembre 2027, quelli dell'Allegato I al 2 agosto 2028. La marcatura dei contenuti sintetici sui sistemi immessi prima del 2 agosto 2026 ha tempo fino al 2 dicembre 2026. È l'unico differimento del pacchetto.
2. Due nuove pratiche vietate Sono vietati i sistemi che generano immagini intime non consensuali e materiale di abuso sessuale su minori, comprese le applicazioni cosiddette nudifier, quando sono progettate a quello scopo o quando l'output è ragionevolmente prevedibile in assenza di salvaguardie adeguate. Il divieto si applica dal 2 dicembre 2026.
3. Base giuridica per correggere le distorsioni L'articolo 10 paragrafo 5 estende oltre i soli fornitori di sistemi ad alto rischio la possibilità di trattare categorie particolari di dati per rilevare e correggere le distorsioni, con standard di stretta necessità e salvaguardie obbligatorie: pseudonimizzazione, controlli di accesso, cancellazione tempestiva. Non introduce l'obbligo di eseguire il rilevamento dei bias.
4. Coordinamento con le leggi settoriali La Commissione può limitare con atti di esecuzione l'applicazione dell'AI Act dove una normativa di settore contiene requisiti equivalenti, per evitare doppi adempimenti. Il Regolamento macchine passa dalla Sezione A alla Sezione B dell'Allegato I.
5. Definizione più stretta di componente di sicurezza L'articolo 3 punto 14 ora richiede che il componente abbia la finalità di prevenire o mitigare rischi per la salute e la sicurezza. Restano fuori i sistemi pensati per assistere l'utente, ottimizzare le prestazioni o automatizzare operazioni di comodità: un perimetro più prevedibile per chi produce macchinari e dispositivi.
6. Nasce la categoria small mid-cap Imprese con meno di 750 dipendenti e fatturato fino a 150 milioni di euro, oppure attivo di bilancio fino a 129 milioni. Ottengono documentazione semplificata, aspettative proporzionate sul sistema di gestione della qualità, priorità di accesso alle sandbox regolamentari e sanzioni calibrate sulla dimensione.
7. Vigilanza accentrata sui modelli di uso generale Il nuovo articolo 75 assegna all'AI Office la competenza esclusiva di vigilanza sui sistemi basati su modelli GPAI e su quelli integrati in piattaforme e motori di ricerca di grandissime dimensioni. Le autorità nazionali non intervengono su quel perimetro.
8. Standard tecnici unificati L'articolo 40 paragrafo 2 apre a standard armonizzati che coprono insieme l'AI Act e la normativa di armonizzazione già esistente, così un produttore lavora su un solo corpo di norme tecniche invece che su due.

L'articolo 4 prima e dopo il 27 luglio 2026

Che cosa fare adesso con questa modifica

La riscrittura sposta il baricentro dall'attestato al registro. Un corso generico erogato a tutti resta debole, perché non spiega perché quella persona ha ricevuto quel contenuto. Un registro che collega ogni persona o ruolo al sistema che usa, al livello assegnato e al criterio di assegnazione regge molto meglio, e regge anche davanti al controllo che nella pratica arriva per primo: il questionario di conformità che un cliente ti manda prima di firmare un contratto, con tempi di risposta misurati in giorni. Prima del registro serve però l'inventario dei sistemi, altrimenti la formazione è tarata su un uso che non conosci.

Sei fornitore o utilizzatore di un sistema di AI?

Fornitore è chi sviluppa un sistema di AI, o lo fa sviluppare, e lo immette sul mercato o lo mette in servizio con il proprio nome o marchio. Utilizzatore è chi usa un sistema di AI sotto la propria autorità nell'ambito di un'attività professionale. La regola pratica sta in una riga: se vendi lo strumento sei fornitore, se vendi il risultato che esce dallo strumento sei utilizzatore. Il ruolo si determina per singolo sistema, quindi la stessa azienda può essere fornitore di uno e utilizzatore di un altro nello stesso giorno.

La regola operativa applicata a casi reali

Un'agenzia di marketing che costruisce un tool interno per generare bozze di annunci diventa fornitore di quel tool, anche se non lo vende a nessuno. La ragione sta nell'articolo 3 punto 11, che definisce messa in servizio la fornitura di un sistema per il primo uso, compreso l'uso proprio: costruire e mettere in funzione in casa è metterlo in servizio. Il seguito però è meno drammatico di quanto sembri, perché per un sistema che non è ad alto rischio gli obblighi del fornitore si riducono all'articolo 4 e, se il tool parla con persone o genera contenuti, all'articolo 50. Se la stessa agenzia impacchetta quel tool, lo mette in listino e lo dà in licenza ai clienti, cambia poco sul piano del ruolo e molto su quello della documentazione, perché da quel momento il sistema va spiegato a chi lo usa. Chi invece acquista uno strumento di terzi, ci mette sopra il proprio marchio e lo rivende è fornitore a tutti gli effetti pur senza aver toccato il codice: risponde di un sistema che non ha costruito, perché il mercato vede il suo nome.

Quattro situazioni di confine, risolte

• Chiami un'API e restituisci l'output così com'è: sei utilizzatore del modello sottostante.
• Costruisci sopra l'API un prodotto, cioè un'interfaccia, una logica aggiuntiva o un'integrazione in un flusso decisionale: diventi fornitore del sistema a valle. I tuoi obblighi si sommano a quelli del fornitore del modello, non li sostituiscono.
• Fai fine-tuning di un modello sui tuoi dati: sei sul bordo della modifica sostanziale e devi valutare caso per caso, con la valutazione scritta.
• Sei stabilito fuori dall'Unione europea e immetti sul mercato UE un sistema ad alto rischio: prima di farlo devi nominare per iscritto un rappresentante autorizzato stabilito nell'Unione, ai sensi dell'articolo 22. Per i modelli di uso generale l'obbligo analogo sta nell'articolo 54.

Cosa cambia negli obblighi (sistemi ad alto rischio)

Il ruolo si determina per sistema, non per azienda

La stessa società può essere fornitore del software che vende, utilizzatore dello strumento che usa per selezionare i CV, distributore ai sensi dell'articolo 24 di un prodotto che rivende e importatore ai sensi dell'articolo 23 di un sistema che porta in Europa. Per questo l'autovalutazione va fatta riga per riga, partendo dall'inventario dei sistemi e non dall'organigramma. Una nota sulle sanzioni: l'articolo 99 paragrafo 6 prevede che per le piccole e medie imprese, incluse le startup, si applichi il minore dei due importi, quindi il tetto reale è una percentuale del tuo fatturato e non i 15 milioni del titolo.

I quattro livelli di rischio dell'AI Act e dove ricade il tuo sistema

Il Regolamento (UE) 2024/1689 classifica i sistemi in quattro fasce: pratiche vietate dall'articolo 5, sistemi ad alto rischio dell'articolo 6, sistemi soggetti agli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, rischio minimo per tutto il resto. La fascia non dipende dalla tecnologia ma da cosa il sistema decide e su chi ricadono gli effetti. Nella maggior parte delle imprese ordinarie gli strumenti in uso stanno nelle ultime due fasce, con l'eccezione di chi seleziona personale o valuta l'accesso a servizi essenziali.

Fascia 1: pratiche vietate (articolo 5), dal 2 febbraio 2025

• Tecniche subliminali o manipolative che distorcono il comportamento causando un danno.
• Sfruttamento di vulnerabilità legate a età, disabilità, situazione sociale o economica.
• Social scoring che porta a un trattamento pregiudizievole in contesti non correlati.
• Valutazione del rischio di commissione di reati basata solo su profilazione o tratti di personalità.
• Scraping non mirato di immagini facciali per costruire database di riconoscimento facciale.
• Riconoscimento delle emozioni sul posto di lavoro e negli istituti di istruzione, salvo motivi medici o di sicurezza.
• Categorizzazione biometrica per dedurre razza, opinioni politiche, appartenenza sindacale, convinzioni religiose, vita o orientamento sessuale.
• Identificazione biometrica remota in tempo reale in spazi pubblici per attività di contrasto, salvo eccezioni tassative.

Dal 2 dicembre 2026 si aggiungono due divieti introdotti dal Regolamento (UE) 2026/1744, il Digital Omnibus entrato in vigore il 27 luglio 2026: i sistemi che generano immagini intime non consensuali e i sistemi che generano materiale di abuso sessuale su minori, incluse le applicazioni cosiddette nudifier, quando sono progettate a quello scopo o quando quell'output è ragionevolmente prevedibile senza salvaguardie adeguate. Le pratiche vietate sono l'unica fascia sanzionata fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato mondiale annuo. Quel numero non riguarda la formazione e non riguarda la trasparenza, anche se lo trovi citato ovunque a proposito di entrambe.

Fascia 2: alto rischio, due porte di ingresso

La prima porta è l'Allegato I: sistemi che sono componenti di sicurezza di un prodotto, oppure che sono essi stessi il prodotto, coperto da una delle normative di armonizzazione elencate nell'Allegato I, come macchine, dispositivi medici, giocattoli, ascensori, veicoli e dispositivi di protezione individuale. La classificazione scatta quando quel prodotto deve passare da una valutazione di conformità fatta da un organismo terzo. Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2028. La seconda porta è l'Allegato III, che elenca otto aree di uso: per queste il termine è il 2 dicembre 2027, rinviato dal 2 agosto 2026 dal Digital Omnibus. Il rinvio sposta la scadenza, non cancella l'obbligo: se il tuo sistema ricade in Allegato III, hai tempo per costruire la conformità, non per ignorarla.

Le otto aree dell'Allegato III

Fascia 3 e fascia 4: trasparenza e rischio minimo

La terza fascia non riguarda il pericolo del sistema ma il diritto delle persone di sapere con cosa hanno a che fare. Dal 2 agosto 2026 si applica l'articolo 50: chi fornisce un chatbot deve progettarlo in modo che l'utente sappia di parlare con un sistema di AI, chi fornisce un sistema generativo deve marcare gli output in formato leggibile dalla macchina, chi pubblica un deepfake deve dichiararlo. La quarta fascia è tutto il resto, dai correttori di testo ai filtri antispam ai suggerimenti di scrittura: nessun obbligo specifico oltre a quello di base.

Modelli di uso generale (GPAI): devi certificarli o registrarli?

No. Gli obblighi sui modelli di uso generale stanno negli articoli 53-55 e ricadono su chi sviluppa e immette sul mercato il modello, non su chi lo usa dentro un prodotto. Se usi un modello di uso generale non lo certifichi, non lo registri e non ne produci la documentazione tecnica: resti responsabile del tuo uso, non del modello. Il rovescio della medaglia è che la scelta dello strumento è tua, quindi della non conformità di quello strumento rispondi tu che lo hai scelto.

Cosa deve fare chi sviluppa il modello (articoli 53-55, dal 2 agosto 2025)

• Redigere e aggiornare la documentazione tecnica del modello e del processo di addestramento.
• Fornire informazioni ai fornitori a valle che integrano il modello nei propri sistemi.
• Adottare una politica di conformità al diritto d'autore dell'Unione.
• Pubblicare una sintesi sufficientemente dettagliata dei contenuti usati per l'addestramento.

Se il modello presenta un rischio sistemico, con soglia indicativa fissata a una potenza di calcolo cumulativa superiore a 10 elevato alla 25 FLOP, si aggiungono la valutazione del modello con test avversariali, la valutazione e mitigazione dei rischi sistemici, il tracciamento e la segnalazione degli incidenti gravi e la protezione della cybersicurezza. Le sanzioni per i fornitori di questi modelli stanno nell'articolo 101, arrivano a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato mondiale annuo, il maggiore, e le commina direttamente la Commissione europea. Con la modifica all'articolo 75 introdotta dal Regolamento (UE) 2026/1744, la vigilanza sui sistemi basati su modelli di uso generale e su quelli integrati in piattaforme e motori di ricerca di grandissime dimensioni è competenza esclusiva dell'AI Office, non delle autorità nazionali.

Cinque verifiche prima di adottare uno strumento basato su un modello di uso generale

1. Esiste un contratto di nomina a responsabile L'articolo 28 del GDPR lo richiede quando carichi dati personali in uno strumento gestito da un terzo. Un prodotto nato per il consumatore non lo offre, perché il rapporto non è tra imprese. La ragione non è tecnica, è contrattuale.
2. L'addestramento sui tuoi dati è disattivato In molti strumenti è attivo per impostazione predefinita. Verifica dove si spegne e conserva la schermata o la clausola contrattuale che lo attesta.
3. Sai per quanto tempo restano i dati Il periodo di conservazione va letto nelle condizioni, non presunto. Serve a rispondere sia al GDPR sia al cliente che te lo chiede.
4. Sai dove sono i server e su quale base avviene il trasferimento Per gli Stati Uniti si passa dal Data Privacy Framework, oggetto della decisione di adeguatezza della Commissione del 10 luglio 2023, oppure dalle Clausole Contrattuali Tipo. Non è un dato stabile: un meccanismo analogo, il Privacy Shield, è già caduto.
5. Conosci i sub-responsabili Devono essere elencati e la lista deve essere aggiornabile. Se non c'è, non sai chi tocca i tuoi dati a valle.

Dove finisce l'uso e inizia la fornitura

Chi chiama un modello e restituisce l'output così com'è resta utilizzatore. Chi ci costruisce sopra un prodotto, aggiungendo un'interfaccia, una logica di controllo o un'integrazione dentro un flusso decisionale, diventa fornitore del sistema a valle e assume obblighi propri, che si sommano a quelli del fornitore del modello e non li sostituiscono. Anche restando utilizzatore hai comunque obblighi tuoi: dal 2 agosto 2026 l'articolo 50 paragrafo 4 impone a chi genera o manipola immagini, audio o video costituenti deepfake di dichiarare che il contenuto è artificiale, e l'articolo 99 paragrafo 4 lettera g include espressamente l'articolo 50 tra le violazioni sanzionate con 15 milioni di euro o il 3% del fatturato, il maggiore.

L'obbligo di alfabetizzazione AI dell'articolo 4: da quando vale e che cosa chiede davvero

L'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 chiede a fornitori e utilizzatori di sistemi di AI di far crescere le competenze di chi quei sistemi li usa. Si applica dal 2 febbraio 2025 e riguarda anche la tua azienda se l'unica AI in casa è un assistente conversazionale. Dal 27 luglio 2026 il testo è cambiato: il Regolamento (UE) 2026/1744, il Digital Omnibus, ha sostituito il verbo garantire con sostenere lo sviluppo. Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali vigilano anche su questo articolo.

Le tre date che contano

Il Regolamento (UE) 2024/1689, l'AI Act, è entrato in vigore il 1 agosto 2024. L'articolo 4 è diventato applicabile il 2 febbraio 2025, insieme al divieto delle pratiche vietate dell'articolo 5. Mancava però l'anello finale: le autorità nazionali di vigilanza, operative dal 2 agosto 2026 anche su questo articolo. Se la tua azienda usa sistemi di AI e non ha mai messo per iscritto nulla sulla formazione, l'inadempimento non nasce con la vigilanza: dura dal febbraio 2025.

Che cosa ha cambiato il Digital Omnibus nel testo dell'articolo 4

I quattro criteri su cui si misura la proporzionalità

1. Le conoscenze tecniche di chi usa il sistema. Un reparto IT e un reparto commerciale non partono dallo stesso punto e non ricevono lo stesso contenuto.
2. L'esperienza e la formazione già ricevute. Quello che hai fatto sul GDPR conta, a condizione che tu lo abbia documentato allora.
3. Il contesto d'uso. Un sistema che suggerisce la risposta a una mail e un sistema che filtra candidature non pesano allo stesso modo.
4. Le persone o i gruppi su cui il sistema produce effetti. Se dall'altra parte c'è un candidato, un paziente o chi chiede un finanziamento, l'asticella si alza.

Perché è un processo e non un acquisto

Un acquisto ha una data e finisce lì. Un processo ha un criterio e una data di revisione. L'articolo 4 chiede il secondo. In pratica ti servono tre cose scritte: l'elenco dei sistemi di AI in uso con chi li usa, il livello formativo assegnato a ogni ruolo con la ragione per cui è quello, la data del prossimo aggiornamento. Dodici mesi è un intervallo difendibile. Un documento senza data di revisione dimostra una fotografia. Con la data dimostra un processo, che è quello che ti viene chiesto.

Quante ore di formazione AI servono e chi va formato in azienda

Nessun monte ore è indicato dall'articolo 4 né da altri articoli del Regolamento (UE) 2024/1689. Chi ti vende le ore obbligatorie sta vendendo un numero che la norma non contiene. Quello che regge davanti a un'autorità o a un cliente è una scala di livelli proporzionata all'esposizione di ogni ruolo, con accanto il criterio con cui hai assegnato le persone. La scala più semplice da difendere ha tre livelli: base, esposto, costruttivo.

Quante ore chiede la norma

Zero. Il regolamento non contiene un numero di ore, non distingue tra aula e online, non impone requisiti al docente. I cinque criteri dell'articolo 4 chiedono proporzionalità, e la proporzionalità si misura sull'esposizione al rischio, non sul calendario. Da qui nasce la scala a tre livelli qui sotto: non è nel testo di legge, è un modo ordinato di applicare i criteri che nel testo ci sono.

Tre livelli formativi, chi li riceve e con quali contenuti

Come si assegna una persona a un livello

1. Parti dall'inventario, non dalle licenze L'elenco delle licenze acquistate omette le estensioni del browser, le funzioni AI comparse dentro software che usi da anni e gli strumenti attivati da una sola persona. L'inventario si compila girando i reparti e chiedendo che cosa usano davvero.
2. Guarda i dati che entrano nel sistema Se in quel punto del processo passano dati personali, la persona sale almeno al livello esposto. Non conta il volume, conta la natura del dato.
3. Guarda le decisioni che escono Se l'output influenza una decisione su una persona (una candidatura, un prezzo, l'accesso a un servizio, una valutazione), il livello esposto è il minimo.
4. Scrivi il criterio accanto al nome Nel registro, di fianco al livello, va la ragione, con il rimando alla riga di inventario da cui deriva. Questa colonna è quella che ti salva.
5. Fissa la data del prossimo aggiornamento Dodici mesi, salvo eventi che impongono di anticipare: uno strumento nuovo che tratta dati personali, una personalizzazione che ti trasforma in fornitore, la pubblicazione dei decreti attuativi italiani.

Perché il criterio scritto vale più della scelta

Due aziende possono assegnare la stessa persona a livelli diversi e reggere entrambe, se ognuna spiega perché. Una scelta senza motivazione non è verificabile: chi la legge non riesce a distinguere una valutazione da una distribuzione a caso. Nel registro delle attività formative la colonna che fa la differenza non è la durata e non è la data, è il criterio.

Collaboratori esterni e freelance: due strade, e nessuna terza

• Formarli tu, insieme al personale interno, e registrarli nello stesso registro con lo stesso criterio. Ha senso quando lavorano dentro i tuoi processi con continuità.
• Chiedere loro evidenza della formazione già fatta e conservarla nel tuo fascicolo. Ha senso con agenzie e studi che servono più clienti e hanno un proprio programma.

Ignorarli non è un'opzione: il testo dell'articolo 4 vigente dal 27 luglio 2026 nomina espressamente le persone che si occupano del funzionamento e dell'uso dei sistemi per conto del fornitore o dell'utilizzatore. Sta già succedendo anche nel verso opposto. Le aziende che si mettono in ordine chiedono evidenza formativa ai collaboratori esterni prima di rinnovare un incarico, come fanno da anni per il GDPR.

Sanzioni per l'articolo 4 dell'AI Act: che cosa si rischia davvero se non fai formazione

L'articolo 4 non ha una sanzione europea propria. L'articolo 99 paragrafo 4 elenca le violazioni punite con 15 milioni di euro o il 3% del fatturato e l'articolo 4 non compare in quell'elenco. I 35 milioni che circolano associati alla formazione riguardano solo le pratiche vietate dell'articolo 5. Il rischio concreto per la tua azienda arriva da altre tre direzioni: sanzioni nazionali future, peso di aggravante negli altri procedimenti, perdita di commesse.

Che cosa prevede l'articolo 99 per l'articolo 4

Nulla. Il regime sanzionatorio del Regolamento (UE) 2024/1689 si applica dal 2 agosto 2025 e funziona per elencazione: l'articolo 99 nomina gli articoli le cui violazioni sono punite e fissa l'importo. L'articolo 4 non è nominato. Gli Stati membri possono aggiungere sanzioni nazionali, ed è la strada che l'Italia sta percorrendo con la delega dell'articolo 24 della Legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, il cui termine scade il 10 ottobre 2026. Il Consiglio dei Ministri del 10 giugno 2026 ha approvato in via preliminare due schemi di decreto attuativo: il primo disciplina la governance nazionale e assegna i ruoli ad AgID, autorità di notifica, e ad ACN, Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, autorità di vigilanza del mercato. Fino al completamento dell'iter, ACN esercita i poteri previsti dal regolamento europeo, ma il perimetro sanzionatorio nazionale non è ancora definito. Chi oggi ti indica un importo preciso per l'articolo 4 in Italia sta indovinando.

Le fasce sanzionatorie dell'articolo 99 e dell'articolo 101

Un esempio con numeri veri

Prendi una società con 400.000 euro di fatturato annuo. Applicando l'articolo 99 paragrafo 6, la fascia da 15 milioni o 3% diventa 12.000 euro. La fascia delle pratiche vietate, 35 milioni o 7%, diventa 28.000 euro. La fascia da 7,5 milioni o 1% diventa 4.000 euro. Sono cifre che pesano ma non chiudono un'azienda, e spiegano perché la leva vera non è la sanzione.

I tre fronti su cui il rischio è concreto

1. Sanzioni nazionali, quando i decreti attuativi le definiranno. La delega dell'articolo 24 della Legge 132/2025 copre espressamente sanzioni e formazione e scade il 10 ottobre 2026. L'importo oggi non è conoscibile, la scadenza sì.
2. Peso di aggravante negli altri procedimenti. Se il Garante per la protezione dei dati personali apre un'istruttoria su un trattamento, o se un lavoratore contesta una decisione presa con un sistema automatizzato, la domanda che arriva è sempre la stessa: chi usava quello strumento sapeva che cosa stava facendo? Non avere niente da mostrare non crea l'illecito, ma sposta il giudizio sulla colpa e sull'entità della sanzione. Nel caso deciso dal Tribunale di Bologna il 31 dicembre 2020 sull'algoritmo che gestiva i turni dei rider, il giudice ha ritenuto che l'assenza di distinzione fra malattia, sciopero e rinuncia fosse una scelta aziendale e non un limite tecnico, con 50.000 euro di risarcimento alle organizzazioni ricorrenti.
3. Perdita di commesse. Il controllo che arriva per primo non è quello di un'autorità, è il questionario di conformità che un cliente ti manda prima di firmare, con tempi di risposta misurati in giorni. Se non hai un registro da allegare, il contratto lo prende chi ce l'ha.

Articolo 50 AI Act: gli obblighi di trasparenza applicabili dal 2 agosto 2026

Dal 2 agosto 2026 l'articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 impone quattro obblighi distinti. Due ricadono sul fornitore del sistema (avviso di interazione con l'AI, marcatura tecnica degli output generati) e due sull'utilizzatore (informativa su riconoscimento delle emozioni e categorizzazione biometrica, disclosure dei deepfake e di certi testi di interesse pubblico). Le violazioni rientrano nella fascia da 15 milioni di euro o 3% del fatturato mondiale annuo, il maggiore, ai sensi dell'articolo 99 paragrafo 4 lettera g. Per i sistemi già sul mercato prima del 2 agosto 2026 la sola marcatura dei contenuti sintetici ha tempo fino al 2 dicembre 2026.

L'articolo 50 non è un obbligo unico. Sono quattro fattispecie diverse, con due destinatari diversi. I paragrafi 1 e 2 gravano sul fornitore, cioè su chi costruisce il sistema e lo immette sul mercato con il proprio nome o marchio. I paragrafi 3 e 4 gravano sull'utilizzatore, cioè su chi il sistema lo usa sotto la propria autorità in ambito professionale. Prima di chiederti che cosa devi scrivere, stabilisci quale dei due ruoli hai per quel singolo sistema.

Paragrafo 1: chatbot e assistenti conversazionali, obbligo del fornitore

I sistemi destinati a interagire direttamente con persone fisiche vanno progettati in modo che l'interlocutore sappia di parlare con un sistema di AI. Vale per chatbot, agenti conversazionali, avatar e assistenti vocali. L'informazione va data prima o all'inizio dell'interazione, non nelle condizioni d'uso in fondo alla pagina. L'unica eccezione copre i casi in cui la natura artificiale è ovvia dal contesto per una persona ragionevolmente informata e attenta. Se prendi un chatbot di terzi e lo pubblichi con il tuo marchio diventi fornitore di quel sistema, e l'obbligo passa a te.

Paragrafo 2: marcatura dei contenuti sintetici, obbligo del fornitore

Gli output dei sistemi generativi, audio, immagini, video e testo, devono essere marcati in formato leggibile dalla macchina e rilevabili come generati o manipolati artificialmente. La norma chiede soluzioni efficaci, interoperabili, robuste e affidabili nella misura in cui sia tecnicamente possibile, e non nomina alcuno standard specifico. Non è un avviso per l'occhio umano: è un segnale che viaggia dentro il file. Una precisazione che evita interventi inutili: l'obbligo non si applica quando il sistema svolge una funzione di assistenza per l'editing standard, o quando non altera in modo sostanziale i dati di ingresso forniti dall'utilizzatore. Un correttore che sistema la punteggiatura non fa scattare nulla; un generatore che produce l'immagine da zero sì.

Paragrafi 3 e 4: emozioni, biometria e deepfake, obblighi dell'utilizzatore

Se usi sistemi di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica devi informare le persone esposte e rispettare il GDPR. Attenzione al perimetro: sul posto di lavoro e negli istituti di istruzione il riconoscimento delle emozioni è vietato dall'articolo 5, salvo motivi medici o di sicurezza. Se generi o manipoli immagini, audio o video che costituiscono un deepfake devi rendere noto che il contenuto è artificiale. Per i contenuti manifestamente artistici, creativi, satirici o fittizi la disclosure si riduce a una forma che non ostacoli la fruizione dell'opera. Per il testo l'obbligo scatta solo quando è pubblicato allo scopo di informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, e cade se c'è revisione umana o controllo editoriale con responsabilità in capo a una persona.

Se ti trovi in questa situazione, ti serve questo

Che cosa significa marcare, sul piano tecnico

• Metadati C2PA e Content Credentials: la firma viaggia con il file e dichiara come è stato prodotto
• Watermarking: un segnale incorporato nel contenuto, pensato per sopravvivere a ricompressione e ritaglio
• Identificatori nei metadati del file: la strada più semplice, e anche quella che si perde più facilmente
• Nessuna di queste è imposta dal testo. Il vincolo è di risultato, non di tecnologia

Il periodo transitorio al 2 dicembre 2026

Se il tuo sistema generativo era già sul mercato prima del 2 agosto 2026, l'obbligo di marcatura del paragrafo 2 si applica dal 2 dicembre 2026. È l'unica proroga che il Regolamento (UE) 2026/1744, entrato in vigore il 27 luglio 2026, concede sull'articolo 50. Gli altri tre paragrafi si applicano dal 2 agosto 2026 senza transitorio.

Supervisione umana sull'AI: quando serve una persona che controlla e quando non serve

L'AI Act non chiede un controllo umano su tutto. Chiede che ci sia una persona in grado di ribaltare l'esito dove l'esito conta. L'articolo 26 lo scrive per i sistemi ad alto rischio: la supervisione va affidata a persone fisiche che abbiano competenza, formazione, autorità e supporto necessari. Un presidio regge quando chi verifica ha tempo, competenza e autorità: se manca una delle tre, il controllo esiste sulla carta e non nei fatti.

Il sistema produce un output. Qualcuno lo guarda, lo approva e lo manda. Quel passaggio è supervisione umana solo se chi guarda può davvero cambiare l'esito. Le quattro parole dell'articolo 26, competenza, formazione, autorità e supporto, descrivono un assetto organizzativo, non un pulsante nell'interfaccia. Sono anche il punto su cui un'autorità o un cliente ti chiederà evidenza, perché è verificabile.

Le tre condizioni, e come fallisce ciascuna

Le tre condizioni si verificano sulla persona reale che fa il controllo, non sul ruolo scritto nell'organigramma. Se ne manca una, il presidio non tiene, e il rischio resta intero anche quando la procedura interna dice il contrario.

Dove serve davvero: la matrice a due assi

Il quarto quadrante è quello che la norma presidia: selezione del personale, valutazione delle prestazioni, accesso al credito, condizioni economiche applicate a un cliente, moderazione di contenuti. Sono anche le aree 4 e 5 dell'Allegato III, che diventano ad alto rischio il 2 dicembre 2027 dopo il rinvio disposto dal Regolamento (UE) 2026/1744. Il primo quadrante invece non chiede niente: riformulare una mail interna o riassumere un documento pubblico non merita una procedura.

Quattro righe da scrivere per ogni sistema a rischio

1. Chi verifica, indicato per ruolo e non per nome, così il presidio sopravvive a un cambio di persona
2. Su che cosa si esprime: quale parte dell'output è oggetto del controllo e quale no
3. Che cosa succede quando la verifica fallisce. Senza un percorso alternativo, chi verifica sotto pressione approva sempre
4. Dove resta la traccia, perché un controllo che non lascia evidenza non è dimostrabile a nessuno

L'articolo 26 chiede anche di conservare per almeno sei mesi i log generati automaticamente dal sistema e di informare i lavoratori e i loro rappresentanti prima di mettere in servizio un sistema ad alto rischio sul posto di lavoro. In Italia una parte di quell'informativa è dovuta dal 2022, per effetto dell'articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, inserito dal decreto legislativo 104/2022 sui sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. Se l'hai già fatta per il decreto trasparenza, parti molto più avanti.

Bias algoritmico: come un sistema di AI discrimina senza che nessuno lo abbia deciso

Il bias non nasce da una regola discriminatoria scritta da qualcuno. Nasce dai dati: un sistema addestrato su decisioni passate riproduce gli squilibri di quelle decisioni, anche quando le variabili protette sono state rimosse. Il caso più noto è quello di Amazon, rivelato da Reuters nel 2018. Se usi AI per lo screening dei curriculum o per valutare le prestazioni del personale, dal 2 dicembre 2027 quel sistema è ad alto rischio ai sensi dell'area 4 dell'Allegato III.

Il caso Amazon, 2018

Nel 2018 Reuters ha rivelato che Amazon aveva abbandonato uno strumento sperimentale di selezione del personale, sviluppato dal 2014, che assegnava alle candidature un punteggio da una a cinque stelle. Il sistema era stato addestrato sui curriculum ricevuti nei dieci anni precedenti, in un settore a prevalenza maschile. Da quello storico ha imparato che i candidati uomini erano preferibili, e ha iniziato a penalizzare i curriculum che contenevano la parola "women's" o il nome di alcuni college femminili. Nessuno aveva scritto una regola discriminatoria: il sistema l'ha dedotta. Amazon ha provato a neutralizzare quei termini, poi ha chiuso il progetto, perché non aveva più modo di fidarsi della neutralità del sistema su tutto il resto. Correggere i termini più evidenti non è bastato, perché il bias si annida in correlazioni che nessuno sta guardando.

In Italia il precedente esiste già, e riguarda proprio un esito discriminatorio prodotto senza che nessuno lo avesse scritto come regola: il 31 dicembre 2020 il Tribunale di Bologna ha riconosciuto il carattere indirettamente discriminatorio dell'algoritmo che assegnava i turni dei rider di Deliveroo, perché penalizzava le assenze senza distinguere una malattia da uno sciopero. Il caso è raccontato per esteso nella sezione sul quadro italiano, insieme a quello che ne discende sul piano dell'informativa. Qui conta un dettaglio solo: la contestazione ha retto perché gli esiti erano confrontabili fra gruppi, non perché qualcuno avesse trovato una riga di codice discriminatoria.

Le tre domande che spostano l'analisi

• Su quali dati il sistema ha imparato, e da quale periodo vengono le decisioni che ha visto
• Come si distribuiscono gli esiti tra gruppi diversi, invece di quali criteri il fornitore dichiara
• Quali variabili in ingresso possono fare da sostituto di una caratteristica protetta

Variabili sostitutive

Un modello che non riceve il genere può ricostruirlo per via indiretta. Il codice di avviamento postale racconta il quartiere e spesso il reddito. Il tipo di scuola frequentata racconta la provenienza sociale. La continuità del percorso lavorativo penalizza chi si è fermato per maternità o per malattia. Sono variabili apparentemente neutre che nella realtà si correlano a caratteristiche protette. Eliminarle tutte è quasi sempre impossibile, perché sono anche informazioni legittime: quello che puoi fare è sapere quali sono e misurare che cosa producono.

Allucinazione e bias sono problemi diversi

La verifica minima che puoi fare senza consulenti

1. Parti da un solo sistema Quello più esposto: tocca persone e contribuisce a una decisione. Screening dei candidati, scoring dei clienti, moderazione. Gli altri aspettano.
2. Guarda venti casi già processati Non serve un campione statistico. Prendi venti esiti reali e confrontali per gruppo: uomini e donne, fasce di età, area geografica. Uno squilibrio marcato è una domanda da girare al fornitore, non ancora una prova.
3. Elenca gli input e scrivi che cosa hai trovato Segna quali dati in ingresso si correlano a una caratteristica protetta, che cosa hai verificato, quando, e che cosa hai deciso di fare. Un controllo senza traccia non è dimostrabile.

Legge 132/2025: che cosa aggiunge l'Italia all'AI Act

La Legge 132/2025 è la prima legge italiana sull'intelligenza artificiale. Porta la data del 23 settembre 2025 ed è in vigore dal 10 ottobre 2025. Non sostituisce il Regolamento (UE) 2024/1689: si aggiunge, con regole proprie su lavoro, professioni intellettuali e autorità nazionali. Le parti più operative, sanzioni comprese, arrivano dai decreti attuativi, e la delega dell'articolo 24 scade il 10 ottobre 2026.

Articolo 11: l'AI dentro il rapporto di lavoro

L'articolo 11 fissa principi generali. I sistemi di intelligenza artificiale usati nel lavoro devono migliorare le condizioni di lavoro, tutelare l'integrità psicofisica dei lavoratori e aumentare la qualità della prestazione e la produttività, nel rispetto del diritto dell'Unione. Da questi principi discende un dovere pratico: se un sistema di AI entra nel rapporto di lavoro, i lavoratori devono sapere dove interviene e con quale logica. Non è un adempimento rinviabile, perché i principi sono vigenti dal 10 ottobre 2025.

Articolo 13: se eserciti una professione intellettuale, devi dirlo al cliente

L'articolo 13 consente l'uso dei sistemi di AI nelle professioni intellettuali solo come supporto strumentale all'attività: il lavoro intellettuale deve restare prevalente. A tutela del rapporto fiduciario, il professionista deve comunicare al cliente in modo chiaro, semplice ed esaustivo quali sistemi impiega. Il riferimento è alle professioni intellettuali ai sensi dell'articolo 2229 del codice civile: gli iscritti agli albi, quindi avvocati, medici, psicologi, commercialisti, consulenti del lavoro, architetti e ingegneri, vi rientrano con certezza; per le professioni non ordinate il perimetro va valutato caso per caso, e nel dubbio conviene dichiararlo lo stesso. Se il cliente non viene informato la violazione c'è già, e non serve che qualcuno se ne lamenti perché esista.

Chi rientra nell'articolo 13

• Avvocati
• Medici e psicologi
• Commercialisti e consulenti del lavoro
• Architetti e ingegneri
• In generale, chiunque sia iscritto a un albo professionale

Chi vigila su che cosa in Italia

Il decreto legislativo 104/2022, quello che quasi nessuno cita

Il decreto trasparenza, decreto legislativo 104/2022, è vigente dal 2022. L'articolo 1-bis impone al datore di lavoro di informare il lavoratore sull'utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini dell'assunzione, della gestione o della cessazione del rapporto, dell'assegnazione di compiti, della sorveglianza, della valutazione delle prestazioni e dell'adempimento delle obbligazioni contrattuali. L'informativa va data anche alle rappresentanze sindacali. Se la tua azienda ha già adempiuto, l'ossatura della comunicazione richiesta oggi dall'AI Act è già scritta. Attenzione a una parola che cambia il perimetro: dal 2023, per effetto del decreto legge 48/2023 convertito dalla legge 85/2023, il testo parla di sistemi "integralmente" automatizzati. Dove una persona interviene davvero nella decisione, l'applicabilità è discussa, e conviene comunque informare: costa una pagina e toglie l'argomento dal tavolo.

Il caso Deliveroo: l'algoritmo Frank davanti al Tribunale di Bologna

Il 31 dicembre 2020 il Tribunale di Bologna ha accolto il ricorso dei sindacati riconoscendo il carattere indirettamente discriminatorio di Frank, l'algoritmo che gestiva la prenotazione dei turni dei rider. Il meccanismo penalizzava le assenze senza distinguerne il motivo: una malattia, l'esercizio del diritto di sciopero e una rinuncia senza ragione finivano sullo stesso piano. Per il giudice la mancata previsione di quelle cause di giustificazione era una scelta dell'azienda, non un limite tecnico. Il tribunale ha ordinato la rimozione degli effetti, la pubblicazione dell'ordinanza nelle FAQ della piattaforma e il pagamento di 50.000 euro alle organizzazioni ricorrenti.

Dove l'AI Act incontra il GDPR: che cosa verificare sui tuoi strumenti

Nel momento in cui inserisci anche un solo dato personale in uno strumento di AI, il GDPR si applica per intero. La scelta della piattaforma diventa una decisione legale prima che tecnica. I due punti su cui cade il maggior numero di aziende sono la confusione fra anonimizzazione e pseudonimizzazione e l'assenza di un contratto di nomina a responsabile del trattamento.

Il contratto di nomina a responsabile (articolo 28 GDPR)

Quando carichi dati personali in uno strumento gestito da un terzo, quel terzo tratta dati per tuo conto. Serve un contratto di nomina a responsabile del trattamento, il DPA. Un prodotto nato per il consumatore non offre quel contratto, perché il rapporto non è business to business. La ragione non è tecnica: sotto può esserci lo stesso identico modello del piano per organizzazioni. Cambia chi firma, che cosa si impegna a fare con i tuoi dati e a chi rispondi tu se qualcosa va storto.

Cinque domande da fare prima di adottare uno strumento

• Esiste un DPA firmabile per il piano che stai acquistando, non per un piano superiore?
• L'addestramento sui tuoi dati è disattivato? In molti strumenti è attivo di default.
• Qual è il periodo di conservazione dei contenuti che carichi?
• Dove sono i server e su quale base giuridica avviene l'eventuale trasferimento fuori dall'Unione europea?
• Ci sono sub-responsabili e sono elencati in modo verificabile?

I trasferimenti fuori dall'Unione europea non sono un punto fermo

I trasferimenti verso gli Stati Uniti oggi si reggono sul Data Privacy Framework, la decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea il 10 luglio 2023, oppure sulle Clausole Contrattuali Tipo. Nessuna delle due va data per acquisita. L'adeguatezza è oggetto di contenzioso e un meccanismo analogo, il Privacy Shield, è già caduto. Se stai scegliendo uno strumento adesso, considera che la base giuridica del trasferimento può cambiare durante la vita del contratto, e chiediti che cosa faresti in quel caso.

Parere EDPB 28/2024 del 17 dicembre 2024, i quattro punti

1. Quando un modello di AI può considerarsi anonimo: valutazione caso per caso, con probabilità trascurabile di estrarre dati personali dal modello e rischio insignificante di ottenerli tramite query.
2. Ammissibilità dell'interesse legittimo come base giuridica nella fase di sviluppo del modello.
3. Ammissibilità dell'interesse legittimo nella fase di utilizzo, con lo stesso test a tre fasi: identificazione dell'interesse, necessità del trattamento, bilanciamento con diritti e libertà degli interessati.
4. Conseguenze di un trattamento illecito a monte sul successivo utilizzo del modello.

DPIA e FRIA: due valutazioni che non si sostituiscono

La FRIA non riguarda tutti. Si applica agli utilizzatori di sistemi ad alto rischio che siano enti pubblici, soggetti privati che erogano servizi pubblici, o soggetti privati che usano l'AI per la valutazione del merito creditizio e per il rischio o il pricing nelle assicurazioni vita e salute. Deve contenere: descrizione dei processi, periodo e frequenza d'uso, categorie di persone interessate, rischi specifici di danno, misure di supervisione umana, misure previste se i rischi si materializzano, governance interna e meccanismi di reclamo.

I cinque documenti che il GDPR ti chiede di aggiornare

• Informative privacy: indica che usi strumenti di AI e per quali finalità. Non sei tenuto a indicare quale strumento e quale versione.
• Registro dei trattamenti: le attività svolte con l'AI vanno censite come tutte le altre.
• Contratti con fornitori, clienti e collaboratori.
• Privacy policy del sito, se hai un chatbot o se uno strumento che usi da anni ha aggiunto una componente AI.
• Policy di utilizzo interno, accompagnata dalla formazione che la rende applicabile.

Perché gli agenti AI moltiplicano i rischi invece di sommarli

Con uno strumento interattivo ogni azione è uno a uno: chiedi, leggi, decidi. Con un agente ogni passaggio parte dal risultato del passaggio precedente. Un passaggio legalmente scorretto non resta isolato, vizia tutto quello che segue. La regola operativa che tiene è una sola: la bozza resta in cartella, non parte da sola.

I quattro rischi specifici degli agenti

• Mancanza di controllo umano effettivo: la persona approva un piano, non i singoli atti che l'agente compie eseguendolo.
• Trattamento senza base giuridica: l'agente accede a dati personali che nessuno gli ha autorizzato a usare per quella finalità.
• Profilazione non autorizzata: l'agente costruisce classificazioni di persone che l'organizzazione non ha mai dichiarato di fare.
• Allucinazioni in catena: un dato inventato al secondo passaggio diventa un presupposto al terzo e una comunicazione a un cliente al quarto.

Un esempio che sembra innocuo

Metti che un agente legga le mail in arrivo, ne estragga le richieste, le archivi in un database e invii risposte personalizzate. Sulla carta è automazione della posta. Nella sostanza stai costruendo un archivio di richieste riconducibili a persone identificate e stai adattando la comunicazione al profilo che ne ricavi. È profilazione tramite AI, e richiede una base giuridica specifica, spesso il consenso. Nessuno ha deciso di fare profilazione: l'ha decisa il flusso, un passaggio alla volta.

Dove si misura l'automazione, dal punto di vista giuridico

Vale anche qui la misura dell'automazione spiegata nella sezione sulla supervisione umana: il tratto che conta è quello fra l'ingresso dell'informazione e la produzione del risultato. Con un agente quel tratto si allunga di molto, perché comprende passaggi che nessuno guarda mentre avvengono, e la verifica finale sull'ultimo output non copre gli errori nati a metà catena. È la ragione per cui il presidio su un agente non si mette alla fine ma nei punti in cui l'agente decide, e per cui conviene tenere una traccia di ogni passaggio: senza, quando un risultato è sbagliato non si sa nemmeno dove ha svoltato.

I quattro elementi da mettere per iscritto prima di far partire un agente

1. Chi verifica Indicalo per ruolo, non per nome. Le persone cambiano, il presidio deve restare in piedi.
2. Su cosa si esprime Non un generico controllo dell'output, ma i punti specifici: dati usati, destinatario, criterio applicato.
3. Cosa succede quando la verifica fallisce Se non è previsto un percorso alternativo, chi verifica sotto pressione approva sempre. Il percorso alternativo è la parte che rende reale il controllo.
4. Dove resta la traccia Un presidio che non lascia evidenza, davanti a un'autorità o davanti a un cliente che ti manda un questionario di conformità, non esiste.

Come mettersi in regola con l'AI Act: i sei passi nell'ordine giusto

L'adempimento si costruisce in sei passi: inventario dei sistemi, classificazione di ruolo e rischio, registro formativo, comunicazione ai lavoratori, presidi di supervisione umana, data di revisione. Per un'organizzazione sotto i cinquanta dipendenti servono circa due settimane di lavoro non continuativo. L'ordine conta più della velocità, perché ogni passo usa il risultato del precedente e saltarne uno ti costringe a rifare quelli dopo.

I sei passi, con tempi realistici e trappole ricorrenti

1. Inventario dei sistemi AI Elenca ogni strumento in uso, con reparto, persona o ruolo che lo usa, punto del processo in cui interviene, presenza di dati personali e di decisioni su persone. Tempo: da tre ore a una giornata fino a cinquanta dipendenti. Errore tipico: partire dall'elenco delle licenze. Quell'elenco non vede le estensioni del browser, le funzioni AI comparse dentro software usati da anni e gli strumenti attivati da una sola persona. Parti dai reparti e chiedi che cosa usano davvero.
2. Classificazione di ruolo e di rischio Per ogni riga scrivi se sei fornitore o utilizzatore, dove sta il sistema nella piramide del rischio, quali articoli si applicano e da quale data. Tempo: due ore. Errore tipico: classificare l'azienda invece dei singoli sistemi. Il ruolo si determina per sistema: puoi essere utilizzatore di un assistente e, sullo stesso tavolo, fornitore del prodotto che hai costruito sopra un'API.
3. Registro delle attività formative Assegna a ogni persona un livello (base, esposto, costruttivo) e registra contenuto, data ed evidenza. Tempo: mezza giornata per impostarlo, più le ore di erogazione. Errore tipico: lo stesso corso per tutti. L'articolo 4 chiede misure proporzionate alle conoscenze di chi usa il sistema, al contesto d'uso e alle persone su cui il sistema ha effetto, quindi un programma indifferenziato è difficile da difendere.
4. Comunicazione ai lavoratori Una pagina che spiega quali sistemi intervengono, con quali finalità, con quale logica, con quali limiti, come sono trattati i dati personali e come si chiede un intervento umano. Tempo: un'ora. Errore tipico: descrivere il software invece del criterio con cui decide, e dimenticare che il decreto legislativo 104/2022 impone l'informativa anche alle rappresentanze sindacali.
5. Presidi di supervisione umana Colloca ogni sistema su due assi, reversibilità dell'effetto e impatto sulle persone. Per quelli nel quadrante critico scrivi chi verifica (per ruolo, non per nome), su che cosa si esprime, che cosa succede quando la verifica fallisce e dove resta la traccia. Tempo: due ore. Errore tipico: non prevedere il percorso alternativo. Chi verifica sotto pressione, senza un'alternativa scritta, approva sempre.
6. Data della prossima revisione Scrivi in fondo a ogni documento la data del prossimo aggiornamento. Dodici mesi è un intervallo difendibile. Tempo: cinque minuti. Errore tipico: saltarlo. Un documento senza data dimostra una fotografia, con la data dimostra un processo, e la differenza la coglie subito chi legge dall'esterno.

Perché l'inventario viene sempre prima della formazione

La formazione dell'articolo 4 va calibrata su chi usa che cosa e con quale esposizione. Senza inventario non sai chi inserisce dati personali in uno strumento AI, chi produce output che incidono su persone e chi lo usa solo per riscrivere email. Il risultato è un corso uguale per tutti, cioè il programma generico che la norma non considera adeguato. Con l'inventario davanti, ogni assegnazione formativa ha una riga che la giustifica. Vale anche al contrario: la formazione erogata prima va quasi sempre rifatta, perché nel censimento saltano fuori strumenti che nessuno aveva dichiarato.

Le date che fissano il tuo calendario

Quali documenti servono per l'AI Act: i sei che compongono l'adempimento

I documenti sono sei: inventario dei sistemi, autovalutazione di ruolo e rischio, registro delle attività formative, comunicazione ai lavoratori, scheda bias del sistema più esposto, mappa dei presidi di supervisione umana. Il Regolamento (UE) 2024/1689 non impone un formato per nessuno di questi, quindi un foglio di calcolo ordinato vale quanto un documento impaginato. Quello che conta è che si leggano insieme e che ognuno rimandi al precedente.

I sei documenti, contenuto e funzione

Le colonne dell'inventario, che è la base di tutto il resto

• Sistema e fornitore, con il piano contrattuale attivo
• Reparto e ruolo che lo usa, non il nome della persona
• Punto del processo in cui il sistema interviene
• Presenza di dati personali: sì o no
• Decisioni o valutazioni che riguardano persone: sì o no
• DPA firmato e addestramento sui tuoi dati disattivato
• Livello di esposizione, che diventa il criterio formativo

Da qui discende una conseguenza pratica. Un attestato archiviato in una cartella non è un adempimento. Un attestato citato in una riga di registro che spiega perché quella persona doveva seguire quel contenuto lo è. Per l'articolo 4 non esiste una certificazione con valore legale: il risultato atteso è un registro, non un diploma.

Comunicazione ai lavoratori: due testi pronti da usare

Sotto trovi due esempi da adattare sostituendo le parti tra parentesi quadre. Il punto più delicato è sempre il terzo, la logica di funzionamento, perché chiede il criterio e non il codice.

Esempio 1: agenzia di quindici persone con un assistente che smista le richieste

In agenzia utilizziamo un assistente basato su intelligenza artificiale per smistare i messaggi che arrivano alla casella [indirizzo] e assegnarli al reparto competente. La finalità è ridurre i tempi di prima risposta. Il sistema legge il testo del messaggio e propone una categoria e un destinatario interno, sulla base degli argomenti ricorrenti nelle richieste già gestite. Non valuta le persone, non produce punteggi e non incide su assunzioni, valutazioni o compensi. La proposta è sempre confermata o corretta da una persona prima della presa in carico. I dati contenuti nei messaggi sono trattati secondo l'informativa privacy aziendale e non sono usati per addestrare il modello del fornitore. Se ritieni errata un'assegnazione che ti riguarda, puoi segnalarlo a [ruolo], che riesamina il caso.

Esempio 2: attività che pianifica i turni con un software

Per la pianificazione dei turni utilizziamo un software che genera in automatico una proposta di calendario. Le variabili considerate sono le ore contrattuali, le disponibilità comunicate, le competenze richieste da ogni postazione e i vincoli di legge sui riposi. Assenze per malattia, permessi sindacali e astensione dal lavoro non sono trattati come elementi che riducono le assegnazioni future. La proposta non diventa operativa da sola: [ruolo] la verifica e la modifica prima della pubblicazione, e ogni modifica resta tracciata. Puoi chiedere in qualsiasi momento su quali dati si basa il tuo turno e contestare la pianificazione a [ruolo], che risponde entro [numero] giorni. Questa informativa è resa anche alle rappresentanze sindacali aziendali ai sensi dell'articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, inserito dal decreto legislativo 104/2022.

I sei documenti si tengono insieme

L'inventario dice che cosa usi. L'autovalutazione dice che cosa comporta. Il registro dice chi è stato formato e perché proprio lui. La comunicazione dice ai lavoratori quello che l'autovalutazione ha stabilito. La scheda bias e la mappa dei presidi coprono il sistema che tocca più da vicino le persone. Chi produce solo il registro formativo ha in mano la parte più visibile e più facile da comprare, senza la catena logica che la sostiene: alla prima domanda su come sono stati scelti i livelli, non c'è una riga a cui rimandare.

Scarica i modelli e comincia a compilarli

Sono i quattro file descritti qui sopra, nella forma che usiamo noi: le colonne che servono e nessuna in più. Si scaricano uno per uno oppure tutti insieme, senza lasciare un indirizzo e senza registrarsi.

• 1. Inventario dei sistemi di AI (CSV): Da compilare per primo, partendo dai reparti e non dall'elenco delle licenze.
• 2. Autovalutazione di ruolo, rischio e obblighi (CSV): Una riga per ogni riga dell'inventario: fornitore o utilizzatore, e che cosa ne consegue.
• 3. Registro delle attività formative (CSV): Con la colonna del criterio di assegnazione, che è quella che regge a una richiesta di evidenza.
• 4. Informativa ai lavoratori (TXT): Modello da adattare, con i sei punti da coprire e due esempi già compilati.
• Come si usano, e che cosa non sono (TXT): Ordine di compilazione e collegamenti agli strumenti gratuiti della Commissione europea.

Scarica tutti e cinque i file

Non sono modelli ufficiali, perché per questi adempimenti modelli ufficiali non esistono: né la Commissione europea né AgID né ACN hanno pubblicato un formato obbligatorio. La norma chiede di dimostrare misure proporzionate, documentate e aggiornate nel tempo; la forma la scegli tu. Chi te li vende come approvati ti sta vendendo qualcosa che non c'è. I file CSV usano il punto e virgola come separatore, così Excel in italiano li apre senza rovinare gli accenti.

AI Act: che cosa devi fare in base a chi sei

Gli obblighi attivi dal 2 agosto 2026 cambiano molto a seconda del profilo. Un freelance che usa strumenti generalisti chiude tutto in un pomeriggio. Chi esercita una professione intellettuale ha in più l'obbligo di comunicazione al cliente previsto dall'articolo 13 della Legge 132/2025. Un'azienda che sviluppa o integra prodotti con AI è fornitore e lavora su un ordine di grandezza diverso.

Quattro profili a confronto

Kit minimo del freelance, si chiude in un pomeriggio

1. Elenca gli strumenti AI che usi davvero, comprese le funzioni comparse dentro software che avevi già. Dieci righe bastano.
2. Per ognuno verifica piano contrattuale, esistenza di un DPA firmabile e se l'addestramento sui tuoi dati è disattivato: in molti strumenti è attivo di default.
3. Scrivi due righe di autoformazione: che cosa hai letto o seguito, quando, quali limiti dello strumento hai messo a fuoco.
4. Aggiorna informativa privacy e contratto tipo indicando che usi strumenti AI e per quali finalità, e che cosa non ci carichi mai.
5. Fissa la data della prossima revisione e metti per iscritto la regola che ti protegge di più: la bozza resta in cartella, non parte da sola.

Se sei iscritto a un albo

L'articolo 13 della Legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, consente l'uso di sistemi di AI solo come supporto strumentale: il lavoro intellettuale deve restare prevalente. A tutela del rapporto fiduciario devi comunicare al cliente in modo chiaro, semplice ed esaustivo le informazioni sui sistemi impiegati. Riguarda avvocati, medici, psicologi, commercialisti, consulenti del lavoro, architetti, ingegneri. La forma non è prescritta: una clausola nel mandato o nel preventivo, più una riga nella prima comunicazione, è l'attuazione più economica. Attenzione alla fonte: questo obbligo non nasce dall'articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689, che non impone di dichiarare al cliente che un documento è stato scritto con l'AI.

Se la tua azienda usa strumenti AI senza svilupparli

Sei utilizzatore. Oggi ti riguardano l'articolo 4, il divieto delle pratiche vietate dell'articolo 5 e, per riconoscimento delle emozioni o contenuti che pubblichi, l'articolo 50 paragrafi 3 e 4. Gli obblighi dell'articolo 26 arrivano il 2 dicembre 2027 e solo se un tuo sistema rientra nell'Allegato III: nelle imprese ordinarie succede soprattutto nell'area 4, selezione e gestione dei lavoratori, e nell'area 5, merito creditizio e scoring assicurativo. Il GDPR però si applica già adesso, quindi contratto di nomina a responsabile, informative e registro dei trattamenti sono la parte urgente.

Se sviluppi, integri o distribuisci prodotti con AI

Sei fornitore, anche se il sistema lo hai costruito su misura per un solo cliente. Chi chiama un'API e restituisce l'output così com'è resta utilizzatore. Chi ci costruisce sopra un prodotto, con interfaccia, logica aggiuntiva o integrazione in un flusso decisionale, diventa fornitore del sistema a valle, con obblighi che si sommano a quelli del fornitore del modello. Se il prodotto ricade nell'Allegato III preparati all'articolo 16: gestione del rischio, governo dei dati, documentazione tecnica dell'Allegato IV, log, istruzioni per l'uso, supervisione umana progettata, valutazione di conformità, marcatura CE, registrazione nella banca dati UE. La categoria small mid-cap introdotta dal Regolamento (UE) 2026/1744 dà documentazione semplificata e priorità nelle sandbox, non un'esenzione.

Dove ti colloca il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale

Dieci domande sul modo in cui l'AI entra davvero nel tuo lavoro. Alla fine sai quale ruolo ti assegna il Regolamento (UE) 2024/1689, quali articoli ti riguardano e con quali date. Rispondi guardando quello che succede oggi in azienda, non quello che è scritto nelle procedure.

1. Quante persone lavorano nella tua organizzazione?
   • Lavoro da solo: nessun dipendente, nessun collaboratore fisso
   • Lavoro da solo ma mi appoggio a collaboratori esterni a progetto
   • Siamo un gruppo piccolo, fino a 10 persone
   • Siamo fra 11 e 250 persone
   • Siamo oltre 250 persone
2. In che modo l'intelligenza artificiale entra nel vostro lavoro?
   • Non entra: nessuno usa strumenti di AI per lavorare
   • La usiamo così come arriva: strumenti di terzi per scrivere, cercare, riassumere, tradurre
   • L'abbiamo integrata nei nostri processi con logica nostra: prompt strutturati, connessioni fra sistemi, output che entra in un flusso di lavoro
   • Abbiamo automazioni che eseguono più passaggi da sole, dalla lettura dei dati all'azione finale, senza che qualcuno approvi ogni passo
   • Sviluppiamo o vendiamo prodotti che contengono AI, con il nostro nome o marchio
3. Qualcuno dei vostri strumenti parla direttamente con delle persone?
   • No, nessuno strumento nostro dialoga direttamente con persone
   • Sì, un chatbot o un assistente sul sito o dentro un'app usata dai clienti
   • Sì, un assistente vocale o un sistema che risponde al telefono
   • Sì, un assistente interno che risponde alle domande dei colleghi
   • Usiamo un chatbot costruito da un fornitore esterno, ma è pubblicato con il nostro marchio
4. Pubblicate contenuti prodotti o modificati con l'AI?
   • No, quello che pubblichiamo lo scriviamo e lo produciamo senza AI
   • Sì, testi: articoli, pagine del sito, newsletter, descrizioni di prodotto
   • Sì, immagini e grafiche per marketing, social e materiali commerciali
   • Sì, video, voci sintetiche, volti o avatar generati
   • Sì, un po' di tutto: testi, immagini, audio e video
5. Qualche sistema di AI incide su decisioni che riguardano persone?
   • No, nessuna decisione su persone passa da uno strumento di AI
   • Sì, nella selezione: screening dei CV, ordinamento delle candidature, analisi dei colloqui
   • Sì, sulle persone che già lavorano con noi: valutazione, turni, assegnazione dei compiti, monitoraggio delle prestazioni
   • Sì, verso clienti e utenti: merito creditizio, ammissibilità a un servizio, prezzi personalizzati, priorità di intervento
   • Non lo so con certezza: qualche strumento produce punteggi o classifiche che poi qualcuno usa per decidere
6. Usate software di altri che decide, o aiuta a decidere, su delle persone?
   • No, nessun software di terzi entra in decisioni che riguardano persone
   • Sì, per il personale: piattaforme di recruiting che ordinano o filtrano le candidature, software di valutazione, sistemi di gestione dei turni
   • Sì, verso clienti e utenti: valutazione del rischio o dell'affidabilità, ammissibilità a un servizio, assegnazione di priorità
   • Forse: un software che usiamo ha aggiunto funzioni di AI e non ho verificato che cosa facciano davvero
7. Qualcuno dei vostri strumenti fa una di queste cose?
   • No, nessuna di queste
   • Analizziamo espressioni, tono di voce o stato emotivo di dipendenti, candidati o studenti
   • Usiamo caratteristiche biometriche per dedurre attributi delle persone, o assegniamo punteggi generali di affidabilità basati sul comportamento
   • Raccogliamo immagini di volti dal web o da videosorveglianza per costruire archivi di riconoscimento
   • Generiamo immagini di persone senza filtri che impediscano contenuti intimi non consensuali
   • Non lo so: uso strumenti di analisi o profilazione di cui non conosco il funzionamento interno
8. Entrano dati personali negli strumenti di AI, e come stanno i contratti con i fornitori?
   • No: dentro gli strumenti entra solo materiale già pubblico o privo di riferimenti a persone
   • Sì, ed è tutto verificato: accordo sul trattamento dei dati firmato e addestramento sui nostri dati disattivato
   • Sì, ma non ho mai controllato che cosa dicono i contratti dei fornitori
   • Sì, e usiamo piani gratuiti o pensati per l'uso personale anche quando entrano dati di clienti, candidati o dipendenti
   • Sostituiamo i nomi con codici interni e teniamo da parte la tabella di corrispondenza, quindi non abbiamo verificato i contratti
9. Chi mette le mani su questi sistemi, e ci sono professionisti iscritti a un albo?
   • Solo persone interne, e nessuno di noi è iscritto a un albo professionale
   • Solo persone interne, ma almeno una è iscritta a un albo (avvocati, medici, psicologi, commercialisti, consulenti del lavoro, architetti, ingegneri)
   • Anche collaboratori esterni, freelance o fornitori che lavorano dentro i nostri processi
   • Collaboratori esterni sui nostri processi e almeno una persona iscritta a un albo
10. A che punto sei con la formazione e con la sua documentazione?
    • Niente di niente: nessuna formazione e nessun documento
    • Qualcuno ha seguito corsi o webinar per conto suo, ma non c'è traccia scritta di chi ha fatto cosa
    • Abbiamo fatto formazione e conserviamo gli attestati, ma non c'è un registro che spieghi perché quella persona ha fatto quel contenuto
    • Abbiamo formato le persone interne, ma i collaboratori esterni che operano i nostri sistemi non sono coperti
    • Teniamo un registro che collega ogni persona al livello assegnato, al criterio, al contenuto erogato e alla data

Da quando l'AI Act è già applicabile?

L'AI Act, cioè il Regolamento (UE) 2024/1689, è in vigore dal 1 agosto 2024 e si applica per gradi. Dal 2 febbraio 2025 valgono il divieto delle pratiche vietate (articolo 5) e l'obbligo di alfabetizzazione AI (articolo 4). Dal 2 agosto 2025 si applicano gli obblighi sui modelli di uso generale e il regime sanzionatorio dell'articolo 99. Dal 2 agosto 2026 arrivano gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50 e la vigilanza delle autorità nazionali. Gli obblighi sui sistemi ad alto rischio dell'Allegato III slittano al 2 dicembre 2027. Una parte della norma ti riguarda quindi già oggi.

Uso l'AI solo per scrivere email e riassunti: sono coinvolto?

Sì, anche se in modo leggero. Usare un sistema di AI nell'ambito di un'attività professionale ti rende utilizzatore ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689, a prescindere da quanto lo usi. Se lo strumento serve solo a scrivere testi interni, il sistema è a rischio minimo: nessun obbligo di conformità specifico, ma resta l'articolo 4 sull'alfabetizzazione del personale, applicabile dal 2 febbraio 2025. Se in quelle email finiscono dati personali di clienti o dipendenti entra in gioco anche il GDPR, e la scelta dello strumento diventa una scelta contrattuale prima che tecnica.

Come capisco se sono fornitore o utilizzatore?

Guarda cosa vendi. Se vendi lo strumento sei fornitore, se vendi il risultato che ottieni con lo strumento sei utilizzatore. Il Regolamento (UE) 2024/1689 definisce fornitore chi sviluppa un sistema di AI, o lo fa sviluppare, e lo immette sul mercato con il proprio nome o marchio: non conta a quanti clienti lo vendi, una software house che costruisce un sistema su misura per un solo cliente ne è comunque fornitore. Utilizzatore è chi usa il sistema sotto la propria autorità in ambito professionale. Il ruolo si determina per singolo sistema, non per azienda.

Devo certificare gli strumenti di AI generativa che uso in azienda?

No. Chi usa un modello di uso generale non deve certificarlo né registrarlo: gli obblighi degli articoli 53-55 del Regolamento (UE) 2024/1689 ricadono sul fornitore del modello, che deve produrre documentazione tecnica, politica di conformità al diritto d'autore e sintesi pubblica dei contenuti usati per l'addestramento. Tu resti responsabile del tuo uso, non del modello. Il rovescio della medaglia: se scegli uno strumento che non è a norma, della sua non conformità rispondi tu che lo hai scelto. Conserva la documentazione che il fornitore pubblica, perché è la prova che la verifica l'hai fatta.

Come faccio a sapere se un sistema che uso è ad alto rischio?

Controlla se rientra nell'Allegato I o nell'Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689. L'Allegato I riguarda i sistemi che sono componenti di sicurezza di prodotti già regolati (macchine, dispositivi medici, ascensori, veicoli). L'Allegato III elenca otto aree: quelle che toccano l'impresa ordinaria sono occupazione e gestione dei lavoratori (screening dei curriculum, promozioni, monitoraggio delle prestazioni) e accesso a servizi essenziali (merito creditizio, scoring per assicurazioni vita e salute). L'articolo 6 paragrafo 3 prevede una deroga per compiti procedurali ristretti o preparatori, che però non vale mai se il sistema profila persone fisiche. Gli obblighi dell'Allegato III scattano il 2 dicembre 2027.

Basta l'attestato di un corso per essere in regola con l'articolo 4?

No. L'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 non produce un attestato, produce un registro. Chiede misure proporzionate al ruolo di ciascuno, e la proporzionalità si dimostra solo scrivendo perché quella persona ha ricevuto quel contenuto. Un attestato archiviato in una cartella non dice niente su questo. Un attestato citato in una riga di registro che collega la persona, il sistema che usa e il criterio con cui le hai assegnato quel livello, invece, è un adempimento. Aggiungi la data del prossimo aggiornamento: dodici mesi è un intervallo difendibile.

Quante ore di formazione servono per l'articolo 4?

Nessun monte ore è indicato dalla norma. L'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 fissa un obbligo di mezzi e chiede misure proporzionate, non una durata minima. Una struttura difendibile distingue tre livelli: base per chi usa strumenti generici (circa due ore), esposto per chi tratta dati personali o prende decisioni su persone (quattro o cinque ore), costruttivo per chi sviluppa o integra sistemi (otto ore o più). Questi numeri sono una prassi ragionevole, non un requisito di legge. Quello che conta davanti a un'autorità è il criterio con cui hai assegnato il livello a ciascuno.

Devo formare anche i freelance e i collaboratori esterni?

Sì, se operano i sistemi per conto della tua organizzazione. Il testo dell'articolo 4 vigente dal 27 luglio 2026 parla del personale e delle persone che si occupano del funzionamento e dell'uso dei sistemi di AI per conto del fornitore o dell'utilizzatore. Il perimetro segue chi tocca il sistema, non il tipo di contratto: un collaboratore a partita IVA che usa uno strumento AI dentro un tuo processo rientra. Molte aziende stanno già chiedendo evidenza formativa ai collaboratori esterni prima di firmare un contratto, come fanno da anni per il GDPR.

Esiste una certificazione AI Act riconosciuta per la formazione?

No. Non esiste una certificazione con valore legale per l'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689. Nessun ente rilascia un titolo che l'AI Act riconosca come prova di conformità, e chi lo lascia intendere sta vendendo qualcosa che la norma non prevede. Un corso serio è utile e vale come evidenza dentro il tuo registro formativo, ma è il registro a reggere, con l'indicazione di chi ha ricevuto cosa e per quale ragione. Discorso diverso per i sistemi ad alto rischio, dove esistono procedure di valutazione della conformità e marcatura CE, che però riguardano il prodotto e non le persone.

L'articolo 4 è cambiato nel 2026? Cosa devo fare adesso?

Sì. Il Regolamento (UE) 2026/1744, il Digital Omnibus, in vigore dal 27 luglio 2026, ha riscritto l'articolo 4: si passa da garantire nella misura del possibile un livello sufficiente di alfabetizzazione ad adottare misure per sostenerne lo sviluppo, con una clausola esplicita che non richiede di garantire alcun livello specifico in capo a nessun individuo. È un obbligo di mezzi, non di risultato. Cambia lo standard di prova, non l'esistenza dell'obbligo: devi comunque poter mostrare cosa hai fatto, per chi e con quale criterio. Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali vigilano anche su questo.

Devo partire dal corso o dall'inventario dei sistemi?

Prima l'inventario. Senza l'elenco dei sistemi in uso non sai chi va formato e a che livello, quindi il programma esce generico, che è esattamente quello che l'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 non considera proporzionato. L'inventario si compila partendo dai reparti e non dall'elenco delle licenze, perché le licenze non mostrano le estensioni del browser, le funzioni AI comparse dentro software usati da anni e gli strumenti attivati da una singola persona. Per ogni sistema annota fornitore, chi lo usa, in che punto del processo entra, se tratta dati personali e se incide su decisioni che riguardano persone.

Devo dichiarare che il chatbot del mio sito è un sistema di AI?

Sì, e l'obbligo ricade sul fornitore del sistema. L'articolo 50 paragrafo 1 del Regolamento (UE) 2024/1689 chiede che i sistemi destinati a interagire direttamente con persone fisiche siano progettati in modo che l'utente sappia di parlare con un'AI, con l'informazione data prima o all'inizio dell'interazione. L'eccezione vale quando la cosa è ovvia dal contesto per una persona ragionevolmente informata e attenta. L'obbligo si applica dal 2 agosto 2026. Se il chatbot te lo ha costruito un fornitore esterno, verifica comunque che l'avviso ci sia: sul tuo sito la mancanza la vede il tuo cliente.

Le immagini e i video generati con l'AI vanno etichettati?

Sì, su due piani diversi. L'articolo 50 paragrafo 2 del Regolamento (UE) 2024/1689 impone al fornitore del sistema generativo di marcare gli output in formato leggibile dalla macchina, con soluzioni come i metadati C2PA o il watermarking, nella misura in cui sia tecnicamente possibile. L'articolo 50 paragrafo 4 impone invece a chi usa il sistema di rendere noto che il contenuto è artificiale quando si tratta di deepfake. Per i contenuti dichiaratamente artistici, satirici o di finzione la comunicazione può essere ridotta, purché non ostacoli la fruizione dell'opera. Entrambi gli obblighi si applicano dal 2 agosto 2026.

Devo dire al cliente che ho usato l'AI per preparare il suo lavoro?

Dipende da chi sei, e l'articolo 50 non c'entra. Il Regolamento (UE) 2024/1689 non impone di dichiarare a un cliente che un documento è stato scritto con l'AI: è una lettura estensiva molto diffusa che il testo non regge. L'obbligo nasce altrove. Se sei iscritto a un albo professionale, l'articolo 13 della Legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, ti impone di comunicare al cliente in modo chiaro, semplice ed esaustivo quali sistemi di AI impieghi. Per tutti gli altri l'obbligo può nascere dal contratto, quindi vale la pena rileggere le clausole che hai firmato.

Un articolo o un post scritto con l'AI va dichiarato?

Solo in un caso preciso. L'articolo 50 paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 riguarda il testo generato o manipolato e pubblicato allo scopo di informare il pubblico su questioni di interesse pubblico. Anche lì l'obbligo cade se il contenuto è stato sottoposto a revisione umana o a controllo editoriale e una persona fisica o giuridica ne assume la responsabilità editoriale. Una scheda prodotto, una newsletter commerciale o un post aziendale restano fuori. Da non confondere con la marcatura tecnica degli output, che è un obbligo del fornitore del sistema e non tuo.

Cosa succede ai sistemi già sul mercato prima del 2 agosto 2026?

Hanno tempo fino al 2 dicembre 2026 per la marcatura dei contenuti sintetici. Il Regolamento (UE) 2026/1744 ha introdotto un periodo transitorio sull'articolo 50 paragrafo 2 del Regolamento (UE) 2024/1689 per i sistemi generativi immessi sul mercato prima del 2 agosto 2026. Gli altri obblighi di trasparenza, compresa l'informativa sull'interazione con un chatbot e la dichiarazione sui deepfake, si applicano dal 2 agosto 2026 senza proroga. Se stai valutando uno strumento nuovo adesso, chiedi al fornitore come marca gli output: la risposta ti dice subito se il prodotto è allineato.

Rischio davvero 35 milioni di euro?

No, salvo un caso. La soglia di 35 milioni di euro o del 7% del fatturato mondiale annuo prevista dall'articolo 99 del Regolamento (UE) 2024/1689 si applica soltanto alle pratiche vietate dall'articolo 5: manipolazione dannosa, social scoring, scraping non mirato di immagini facciali, riconoscimento delle emozioni sul lavoro e a scuola, categorizzazione biometrica di caratteristiche protette. Gli obblighi dei fornitori e degli utilizzatori e la trasparenza dell'articolo 50 stanno nella fascia da 15 milioni o 3%. Quel numero circola applicato alla formazione e alla trasparenza, dove non c'entra nulla.

Le sanzioni valgono uguali anche per una piccola azienda?

No. L'articolo 99 paragrafo 6 del Regolamento (UE) 2024/1689 prevede che per le PMI, comprese le startup, si applichi il minore fra l'importo fisso e la percentuale sul fatturato, mentre per le imprese più grandi si applica il maggiore. Per una società con 400.000 euro di fatturato la fascia del 3% vale 12.000 euro, non 15 milioni. Il Regolamento (UE) 2026/1744 ha aggiunto la categoria small mid-cap, sotto i 750 dipendenti e con fatturato fino a 150 milioni o attivo di bilancio fino a 129 milioni, con documentazione semplificata e sanzioni calibrate.

Cosa succede concretamente se non faccio niente?

Nel breve periodo, quasi certamente nessuna autorità bussa alla tua porta. Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali di vigilanza sono operative e possono chiedere conto anche dell'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689, ma il controllo che arriva per primo, nella pratica, è un altro: il questionario di conformità che un cliente ti manda prima di firmare un contratto, con pochi giorni di tempo per rispondere. Chi non ha un inventario dei sistemi e un registro formativo a quel punto improvvisa. Il costo del non fare niente si misura più spesso in contratti persi che in sanzioni.

Che sanzione rischio se non formo il personale sull'AI?

Nessuna sanzione europea specifica, oggi. L'articolo 99 paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 elenca le violazioni punite con 15 milioni di euro o il 3% del fatturato, e l'articolo 4 non compare in quell'elenco. Gli Stati membri possono però prevedere sanzioni nazionali. In Italia il perimetro sanzionatorio è affidato ai decreti attuativi previsti dall'articolo 24 della Legge 132/2025, la cui delega scade il 10 ottobre 2026, quindi il quadro non è ancora chiuso. L'assenza di una sanzione diretta non toglie che l'obbligo esista e che dal 2 agosto 2026 le autorità possano verificarlo.

Chi controlla l'applicazione dell'AI Act in Italia?

Due autorità, con ruoli distinti. AgID è l'autorità di notifica: valuta, accredita e monitora gli organismi di valutazione della conformità. ACN, l'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, è l'autorità di vigilanza del mercato, con poteri ispettivi e sanzionatori. Il Garante per la protezione dei dati personali resta competente su tutto ciò che tocca i dati personali, mentre l'AI Office europeo ha competenza esclusiva sui modelli di uso generale e sui sistemi integrati nelle piattaforme di grandissime dimensioni. Il Consiglio dei Ministri del 10 giugno 2026 ha approvato in via preliminare i due schemi di decreto che definiscono questa governance.

Conviene aspettare i decreti attuativi italiani prima di muoversi?

No, per due ragioni. La prima: gli obblighi che ti riguardano oggi arrivano dal Regolamento (UE) 2024/1689, direttamente applicabile, che non aspetta nessun decreto nazionale. L'articolo 4 vale dal 2 febbraio 2025, l'articolo 50 dal 2 agosto 2026. La seconda: i decreti previsti dall'articolo 24 della Legge 132/2025 hanno tempo fino al 10 ottobre 2026 e riguarderanno soprattutto sanzioni nazionali, poteri delle autorità e responsabilità, cioè cosa succede a chi non ha fatto niente. La loro pubblicazione è però uno dei tre eventi che impongono di rivedere i documenti già preparati.

Devo informare i dipendenti se uso l'AI in azienda?

Sì, e in Italia l'obbligo esisteva già prima dell'AI Act. L'articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, inserito dal decreto legislativo 104/2022 impone di informare i lavoratori e le rappresentanze sindacali sull'uso di sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati che incidono su assunzione, assegnazione di compiti, sorveglianza e valutazione. L'articolo 11 della Legge 132/2025 conferma i principi, e l'articolo 26 del Regolamento (UE) 2024/1689 aggiunge l'informativa preventiva per i sistemi ad alto rischio sul posto di lavoro. Basta una pagina: quali sistemi, con quali finalità, con quale logica, con quali limiti, come sono trattati i dati, come si contesta una decisione.

La Legge 132/2025 sostituisce l'AI Act?

No. La Legge 23 settembre 2025 n. 132 e in vigore dal 10 ottobre 2025, è la prima legge italiana sull'intelligenza artificiale e si aggiunge al Regolamento (UE) 2024/1689 senza sostituirlo. Interviene dove il regolamento europeo lascia spazio agli Stati: principi sul lavoro (articolo 11), professioni intellettuali (articolo 13), designazione delle autorità e deleghe al Governo (articoli 23 e 24). Se operi in Italia devi leggere i due testi insieme: il regolamento dice cosa fare rispetto al sistema, la legge nazionale aggiunge obblighi verso lavoratori e clienti.

Posso usare un abbonamento personale a pagamento per lavorare sui dati dei clienti?

No, e la ragione non è tecnica ma contrattuale. L'articolo 28 del GDPR richiede un contratto di nomina a responsabile del trattamento quando affidi dati personali a uno strumento gestito da un terzo. I piani nati per il consumatore non offrono quel contratto, perché il rapporto non è fra imprese, e il fatto che siano a pagamento non cambia la natura del rapporto. Senza quel contratto stai trattando dati di clienti o dipendenti fuori dal quadro previsto. La verifica è semplice: esiste un accordo sul trattamento dei dati che puoi firmare? Se la risposta è no, quello strumento non regge dati personali.

Se sostituisco i nomi con codici interni esco dal GDPR?

No. Se conservi la tabella che collega i codici alle persone stai facendo pseudonimizzazione, non anonimizzazione: finché esiste una chiave di reversibilità i dati restano personali e il GDPR si applica per intero, come chiarisce il considerando 26. Il parere 28/2024 dell'EDPB, il Comitato europeo per la protezione dei dati, del 17 dicembre 2024 conferma che l'anonimato va valutato caso per caso e non si presume. La pseudonimizzazione resta una misura di sicurezza utile, richiamata dall'articolo 10 paragrafo 5 del Regolamento (UE) 2024/1689 fra le salvaguardie, ma non ti fa uscire dal perimetro né sostituisce il contratto di nomina a responsabile.

Cosa devo verificare prima di adottare uno strumento di AI in azienda?

Cinque cose, tutte contrattuali prima che tecniche. Esiste un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR che puoi firmare? L'addestramento del modello sui tuoi contenuti è disattivato, sapendo che in molti strumenti è attivo per impostazione predefinita? Per quanto tempo vengono conservati i dati? Dove sono i server e, se sono fuori dall'Unione europea, su quale base avviene il trasferimento (Data Privacy Framework, decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023, oppure Clausole Contrattuali Tipo)? Esiste un elenco dei sub-responsabili? Conserva le risposte: sono la prova che la valutazione l'hai fatta prima e non dopo.

Posso lasciare che un agente AI risponda da solo alle mail dei clienti?

Puoi, ma è la configurazione che concentra più rischi. Con uno strumento interattivo ogni azione è isolata; con un agente ogni passaggio amplifica il precedente, quindi un passaggio senza base giuridica vizia tutta la catena che segue. Un agente che analizza le mail ricevute, costruisce un archivio delle richieste e invia comunicazioni personalizzate sta facendo profilazione, che richiede una base giuridica specifica e spesso il consenso. Aggiungi il rischio di allucinazioni che si propagano e di un controllo umano solo formale. La regola operativa più semplice: la bozza resta in cartella e parte dopo che qualcuno l'ha letta.

Ho costruito un prodotto sopra l'API di un modello: che ruolo ho?

Sei fornitore del sistema a valle. Chi chiama un'API e restituisce l'output così com'è resta utilizzatore del modello sottostante; chi ci costruisce sopra un'interfaccia, una logica aggiuntiva o un'integrazione in un flusso decisionale immette sul mercato un proprio sistema di AI e ne diventa fornitore ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689. I tuoi obblighi si sommano a quelli del fornitore del modello, non li sostituiscono. Se il sistema interagisce con persone o genera contenuti, l'articolo 50 ricade su di te dal 2 agosto 2026. Se rientra nell'Allegato III, arrivano gli obblighi dell'articolo 16 dal 2 dicembre 2027.

Se personalizzo un sistema che ho acquistato divento fornitore?

Dipende da quanto lo cambi. Il Regolamento (UE) 2024/1689 prevede tre casi in cui un utilizzatore diventa fornitore: immissione sul mercato con il proprio marchio, modifica sostanziale ai sensi dell'articolo 3 punto 23 (una modifica che incide sulla conformità o sul profilo di prestazioni e rischio), cambio della finalità prevista che rende il sistema ad alto rischio. Configurare parametri e scrivere istruzioni di solito non basta. Stanno sul bordo il fine-tuning su dati propri, la modifica delle soglie di classificazione e l'aggiunta di strumenti che allargano lo spazio d'azione di un agente. Se ti muovi lì, metti per iscritto la valutazione.