SYNAPSE: tenere sotto controllo un parco di dispositivi distribuiti

La scheda del progetto

Settore

Integrazione di sistemi audio-video e digital signage, contratti di manutenzione

Committente

Integratore di sistemi, per i propri clienti finali (nome riservato)

Installazioni live

Due: circa 200 impianti ledwall e totem in un grande scalo italiano; una rete nazionale di schermi nei punti vendita, con oltre 60.000 dispositivi censiti

Utenti

Tecnici in campo, magazzino, amministratori, cliente finale in sola lettura

Prima versione in uso

Sette settimane dall'avvio del progetto, con perimetro definito in tre fasce

Stato

Live su entrambi i parchi, sviluppo evolutivo in corso

Installazione

Nella rete del cliente, con backup e registro delle operazioni

Modalità di lavoro

Progetto a corpo per la prima versione, poi affiancamento continuativo

La situazione di partenza

Chi ha in carico la manutenzione di un parco di dispositivi non ha un problema di tecnologia, ha un problema di tracciabilità. Ogni intervento va documentato verso il cliente, ogni componente guasto ha un percorso di rientro, ogni ricambio ha un costo. Quando queste informazioni vivono in strumenti diversi, la prima cosa che si perde è la risposta alla domanda «cosa è successo a questo apparato negli ultimi sei mesi».

Il committente è un integratore di sistemi audio-video che gestisce contratti di manutenzione su parchi installati presso i propri clienti. Il primo parco affidato alla piattaforma sono gli impianti ledwall e i totem di un grande scalo italiano: schermi di segnaletica e informazione distribuiti fra terminal, gate e aree esterne, ciascuno con i propri moduli, schede riceventi, alimentatori e controller.

Gli strumenti in uso prima della piattaforma

• Un foglio di calcolo con l'elenco degli impianti, aggiornato a mano e privo dello storico dei componenti sostituiti.
• Un sistema di monitoraggio già installato sugli impianti, che riporta un semaforo per apparato: dice se uno schermo è acceso, non che cosa è successo.
• Le segnalazioni del cliente finale, che arrivano per posta elettronica e vengono lette, interpretate e ricopiate a mano.

Il problema non era la mancanza di dati, ma il fatto che nessuno di quei dati parlasse con gli altri: lo stato rilevato non apriva un intervento, l'intervento non sapeva quali componenti fossero installati, il componente sostituito non scalava dal magazzino. E un componente smontato usciva dalla tracciabilità nel momento stesso in cui veniva rimosso.

Che cosa fa la piattaforma

SYNAPSE tiene insieme cinque cose che di solito vivono separate: che cosa è installato, come sta, che cosa è stato segnalato, chi ci sta lavorando e che cosa è stato sostituito. Il valore non sta in nessuna delle cinque, sta nel fatto che siano collegate e che ogni passaggio resti nello storico dell'apparato.

Anagrafica con i componenti dentro

Ogni apparato ha una scheda con posizione, caratteristiche, rete e i componenti fisicamente installati, con modello e numero di serie. È il pezzo che un foglio di calcolo non ha e che rende possibile tutto il resto, perché un guasto si registra sul componente e non sull'impianto in generale.

Segnalazioni che si aprono da sole

La piattaforma osserva lo stato dei dispositivi e apre una segnalazione quando un apparato passa in avaria, senza duplicare quelle già aperte. Alle segnalazioni automatiche si affiancano quelle inserite dai tecnici e quelle che arrivano dai canali del cliente finale, così la coda degli interventi è una sola invece di tre.

Il ciclo dei componenti guasti

Un componente smontato non sparisce in uno scatolone: entra in un percorso a stati che la piattaforma fa rispettare, dalla quarantena alla decisione se ripararlo, renderlo al fornitore o smaltirlo, fino al reintegro in magazzino. Le transizioni ammesse sono quelle della procedura del cliente, e un passaggio che il processo non prevede viene rifiutato.

Magazzino e manutenzione programmata

Il magazzino gestisce giacenze, soglie di riordino, prenotazioni legate a un intervento e compatibilità fra ricambi e apparati, con la garanzia che una giacenza non possa andare sotto zero nemmeno con più operatori che lavorano insieme. Sul fronte opposto, la manutenzione periodica prevista dal contratto non dipende dalla memoria di nessuno: la piattaforma calcola le scadenze per apparato e apre l'intervento in anticipo.

Chi vede che cosa

Quattro profili di accesso con permessi distinti: amministratori, tecnici in campo, magazzino e cliente finale in sola lettura. Quest'ultimo è il profilo che cambia il rapporto commerciale, perché il cliente consulta da sé lo stato del proprio parco e le scadenze di manutenzione invece di chiederle. Dove serve, la stessa lettura è disponibile come vista da sala operativa, pensata per un monitor a parete e leggibile da lontano.

Due parchi, due scale

La stessa piattaforma serve oggi due parchi molto diversi per natura e dimensione: gli impianti di un singolo grande sito e una rete di schermi informativi distribuita nei punti vendita di tutta Italia. È la prova più utile per chi la sta valutando, perché il modello non è legato a un tipo di apparato né a un ordine di grandezza.

Nel parco concentrato il lavoro ruota attorno all'impianto e ai suoi componenti: chi interviene è sul posto, i ricambi stanno in magazzino, la manutenzione programmata scandisce l'anno. Nella rete distribuita cambia il baricentro: gli apparati sono decine di migliaia, sparsi sul territorio, e quello che conta è capire quali richiedono attenzione, con che priorità e da quanto tempo. Cambiano anche le fonti, perché in un parco di quella scala l'anagrafica e lo stato vivono in sistemi di terzi che la piattaforma legge senza mai scrivere.

Che cosa cambia fra i due parchi

Rendere il dato affidabile prima di mostrarlo

In un parco grande il problema non è raccogliere i dati, è decidere quali meritano di comparire. Un cruscotto che mostra numeri in cui nessuno si riconosce smette di essere consultato dopo una settimana, e con esso la piattaforma. È la parte meno visibile del lavoro e quella che decide se lo strumento verrà usato.

• Gli elenchi di origine contengono apparati che non esistono più. Dismessi, sostituiti o attivati solo per prova: vanno esclusi con criteri espliciti, altrimenti ogni conteggio è gonfio e nessuno lo prende sul serio.
• Le segnalazioni non pertinenti vanno spente per tipo. In un parco di decine di migliaia di apparati arrivano a migliaia, spesso per configurazioni note. Ogni tipo si può disattivare e riattivare, così restano visibili solo quelle su cui si interviene davvero.
• Misure diverse non si sommano. Apparati osservati con strumenti diversi appartengono a popolazioni diverse: la piattaforma tiene i conteggi separati e dichiara la base di ciascuno, invece di produrre un totale che non vuol dire niente.
• La freschezza del dato è un'informazione, non un dettaglio. Ogni vista dice quando è stata aggiornata e lo segnala quando smette di esserlo: un cruscotto fermo che sembra vivo è peggio di uno spento.

Risultati

La prima versione è entrata in uso sette settimane dopo l'avvio, con i tecnici che aprono, si assegnano e chiudono gli interventi dalla piattaforma. Da allora il sistema cresce per iterazioni, sulle esigenze che emergono dall'uso, ed è oggi live su entrambi i parchi.

2

parchi live con la stessa piattaforma (un singolo sito e una rete nazionale)

7

settimane dall'avvio alla prima versione in uso (perimetro diviso in tre fasce prima di iniziare)

60.000+

dispositivi gestiti nel parco più grande (contro i circa 200 impianti del primo)

4

profili di accesso con permessi distinti (compreso il cliente finale in sola lettura)

Quello che la piattaforma ha cambiato subito è la tracciabilità: ogni apparato ha una storia consultabile, ogni componente smontato ha uno stato, ogni movimento di magazzino ha un autore e una data. Le segnalazioni diventano interventi senza passaggi manuali e la manutenzione programmata si apre da sola, mentre il cliente finale consulta lo stato del proprio parco senza doverlo chiedere.

A quali parchi si applica

SYNAPSE è nato sui ledwall, ma non è legato a quel tipo di apparato: vale per qualsiasi rete di dispositivi remoti che facciano qualcosa, espongano uno stato e abbiano dietro qualcuno che deve mantenerli.

• Schermi informativi, ledwall, totem e chioschi installati presso terzi.
• Apparati di rete e dispositivi di sala distribuiti su più sedi.
• Sensori e apparati industriali con contratti di manutenzione periodica.
• Qualsiasi parco in cui contino le stesse tre domande: quali apparati richiedono attenzione, chi ci sta lavorando e che cosa è stato sostituito.

Se stai valutando uno strumento del genere, la pagina su costi e modalità di lavoro spiega come si struttura un progetto a corpo con affiancamento successivo, e la pagina del servizio sviluppo software su misura descrive come lavoriamo dall'analisi al rilascio.

Tecnologie usate

Tecnologie scelte per un sistema che deve girare nella rete di un cliente, essere manutenuto per anni ed essere ripreso in mano da persone diverse da chi lo ha scritto.

Domande frequenti

Scritto da Maximilian Giurastante

Founder e software developer, MAXYMIZE. Progetta e sviluppa piattaforme SaaS, gestionali su misura e automazioni con modelli linguistici. Oltre vent'anni come project leader nell'integrazione di sistemi tecnologici, audio e video.

• https://linkedin.com/in/maximiliangiurastante
• https://github.com/Maxymize
• https://youtube.com/@MAXYMIZE

Hai un parco di dispositivi da tenere sotto controllo?

Raccontaci come lo gestisci oggi, anche se è un foglio di calcolo. In trenta minuti capiamo insieme se serve una piattaforma e da quale pezzo conviene partire.

Prenota una consulenza gratuita