Caso studio. In sviluppo
Allestio: da strumento per un solo evento a gestionale per chi allestisce
Nell'inverno 2026 abbiamo costruito uno strumento per seguire l'allestimento tecnico di una struttura di ospitalità durante un grande evento internazionale: materiali, cablaggi, rete, cronoprogramma, foto di cantiere. Finito l'evento, quello strumento è rimasto. Allestio è quello che ne è nato: un gestionale per aziende audio-video, agenzie e allestitori, oggi in sviluppo.
Scritto da Maximilian Giurastante. .
Allestio è un gestionale web in sviluppo presso MAXYMIZE per aziende audio-video, agenzie di eventi e allestitori fieristici. Riunisce in una piattaforma inventario dei materiali, cronoprogramma, schemi dei collegamenti di segnale, topologia di rete, specifiche dei ledwall, note operative, documentazione fotografica e rubrica del team, con moduli attivabili per progetto e dati separati per organizzazione. Un assistente conversazionale risponde alle domande interrogando i dati del progetto. Non è ancora commercializzato.
La scheda del progetto
- Settore
- Audio-video, eventi, allestimenti fieristici
- Origine
- Strumento interno per l'allestimento tecnico di un grande evento, inverno 2026
- Nascita come prodotto
- 28 febbraio 2026, con separazione del codice dal progetto originario
- Stato a settembre 2026
- In sviluppo, versione 1.0.36, non ancora commercializzato; dimostrazione su richiesta
- Dimensione
- Dieci moduli attivabili per progetto, una trentina di tabelle di dati
- Architettura
- Multi-progetto e multi-organizzazione, con un database per organizzazione
- Prossimo passo
- Abbonamenti e fatturazione, poi modelli di progetto e collaborazione
- Modalità
- Prodotto proprio: piattaforma SaaS sviluppata in autonomia
Il contesto: un evento, cento fornitori, un cantiere che cambia ogni giorno
L'allestimento tecnico di un grande evento è un cantiere temporaneo: arrivano materiali da più magazzini, i cablaggi si decidono e si rifanno, la rete si configura sul posto, e tutto va documentato per lo smontaggio. Lo strumento è nato per rispondere a domande semplici che nessun foglio riusciva a tenere: dov'è quel cavo, cosa è collegato a cosa, cosa manca da fare domani.
Il progetto originario serviva a coordinare l'allestimento tecnico di una struttura di ospitalità durante un evento sportivo internazionale nell'inverno 2026. In quelle settimane lo strumento ha gestito l'inventario dei materiali audio-video con le allocazioni fra sedi e casse di trasporto, il cronoprogramma a fasi, lo schema dei collegamenti di segnale, la topologia di rete con indirizzi e VLAN, le specifiche dei ledwall con la disposizione dei moduli, le note operative e le foto di cantiere.
Quando l'evento è finito, la domanda è stata naturale: quante aziende del settore hanno lo stesso problema a ogni fiera, a ogni convention, a ogni installazione? Le aziende con cui lavoriamo lo risolvono con un misto di fogli di calcolo, chat e memoria delle persone.
Il problema: trasformare uno strumento in un prodotto
Uno strumento costruito per un evento ha i dati dell'evento dentro il codice: nomi delle sedi, categorie, riferimenti al cliente, immagini. Trasformarlo in un prodotto significa toglierli tutti senza rompere niente, e poi rendere ogni cosa configurabile. È un lavoro meno visibile di una funzione nuova e più importante.
Da strumento a piattaforma, in quattro passaggi
Flusso in cinque passaggi: strumento per un evento, pulizia e moduli attivabili, multi-progetto, multi-organizzazione, abbonamenti. I primi quattro sono fatti, il quinto è il prossimo.
- 1. Strumento per un evento: dati e nomi nel codice
- 2. Pulizia e moduli: dieci moduli attivabili
- 3. Multi-progetto: progetti isolati
- 4. Multi-organizzazione: un database ciascuna
- 5. Abbonamenti: prossimo passo
Il primo passaggio ha toccato oltre duecento riferimenti in una cinquantina di file. Il secondo ha trasformato le sezioni fisse in dieci moduli che ogni progetto può accendere o spegnere: il menù e la pagina iniziale si adattano a quello che è attivo, e un'azienda che fa solo noleggio non vede il modulo dei ledwall.
La soluzione: dieci moduli, un progetto per volta
Allestio organizza il lavoro per progetto: una fiera, un evento, un'installazione. Dentro il progetto ci sono i moduli, e ogni modulo risponde a una domanda che in cantiere qualcuno fa ogni giorno.
I dieci moduli
| Modulo | A quale domanda risponde | Cosa contiene |
|---|---|---|
| Inventario | Dov'è questo materiale e a chi è assegnato? | Materiali con categorie, sedi, casse di trasporto, allocazioni |
| Cronoprogramma | Cosa va fatto domani e a che punto siamo? | Attività per fasi, stato, trascinamento, esportazione in PDF |
| Schemi di progetto | Cosa è collegato a cosa? | Editor interattivo dei collegamenti di segnale (HDMI, SDI, Cat6, fibra) con disposizione automatica |
| Rete | Che indirizzo ha questo apparato e su quale VLAN? | Dispositivi, indirizzi, VLAN e vista della topologia |
| LED Wall | Quanti moduli servono e come vanno disposti? | Specifiche degli schermi, allocazione dei moduli, piantine |
| Note operative | Cosa non funziona e chi se ne occupa? | Segnalazioni con priorità, stato e area |
| Call | Cosa si è deciso nella riunione di ieri? | Trascrizioni e riepiloghi delle riunioni operative |
| Foto progetto | Com'era prima di smontare? | Galleria di cantiere con compressione e collegamento alle attività |
| Render e tour | Come deve venire? | Immagini 3D e tour virtuali incorporati |
| Contatti | Chi chiamo per l'audio? | Rubrica del team operativo del progetto |
Lo schema dei collegamenti, il modulo che convince di più
In cantiere lo schema dei segnali vive su un foglio disegnato a mano, che dopo il terzo cambio non corrisponde più a niente. In Allestio i collegamenti sono dati: sorgente, destinazione, tipo di cavo. L'editor li disegna con disposizione automatica, colora i tratti per tipo di segnale e permette di spostare, raggruppare e nascondere i nodi. Lo stesso dato alimenta la ricerca «cosa è collegato a questo dispositivo».
Cronoprogramma: attività per fase, con avanzamento e foto allegate.
Schermi LED: dimensioni, moduli, risoluzione e schema cavi.
Rete: topologia degli apparati e elenco per VLAN.
Chiedere invece di cercare
Dentro la piattaforma c'è un assistente a cui si scrive in linguaggio naturale. Non è un modello che risponde a memoria: ogni risposta nasce da interrogazioni ai dati di quel progetto, e la regola che lo governa gli vieta di produrre da sé un dato tecnico. Se il dato non c'è, lo dice.
Che cosa gli si chiede davvero
- Dove si trova un materiale e a chi è assegnato in questo momento.
- Che cosa è previsto in una certa data, con lo stato delle attività di quel giorno.
- I dati di un apparato o di uno schermo: indirizzo di rete, caratteristiche, posizione.
- Che percorso fa un segnale da una sorgente a una destinazione, con lo schema disegnato nella risposta.
- Aprire una nota o un'attività e aggiornarne lo stato, senza uscire dalla conversazione.
È la funzione che in cantiere cambia il ritmo: chi ha le mani occupate e cerca un'informazione non attraversa sei menu, la chiede. L'assistente si presenta come tale, perché chi scrive deve sapere che sta parlando con un sistema di intelligenza artificiale e non con un collega: è quello che chiede l'articolo 50 dell'AI Act, e ne parliamo nella guida dedicata.
Uso in cantiere, dal telefono
In cantiere si lavora dal telefono, e la rete nei padiglioni o nei locali tecnici spesso è lenta o assente. Per questo le schermate sono pensate per lo schermo piccolo e le foto vengono compresse sul dispositivo prima di essere caricate, così un caricamento parte anche con poca banda. Il funzionamento senza rete è previsto nel codice ma non risulta attivo sull'istanza pubblicata: finché non lo sarà, questa pagina non lo promette.
Le decisioni tecniche: isolare i dati, due volte
Un gestionale usato da aziende diverse deve garantire che i dati di una non compaiano mai a un'altra. Allestio lo fa a due livelli: ogni organizzazione ha il proprio database, e dentro ogni database ogni riga appartiene a un progetto. È la decisione più costosa del progetto ed è quella che rende possibile venderlo.
- Un database per organizzazione Alla creazione di un'organizzazione, la piattaforma crea per lei un database dedicato tramite l'API del fornitore, e un catalogo centrale tiene l'elenco delle organizzazioni, dei progetti e dei modelli. I dati di due clienti non condividono nemmeno la connessione. Il rovescio è la complessità delle migrazioni, che vanno applicate a ogni database: uno script le esegue in sequenza.
- Ogni riga sa a quale progetto appartiene Dentro un'organizzazione ci sono più progetti, e ventinove tabelle su trenta portano l'identificativo del progetto come colonna obbligatoria. Ogni azione server riceve il contesto del progetto come primo parametro e ogni query filtra su di esso: un elenco di categorie o di tipi di cavo non può mostrare per errore quelli di un altro progetto. Una revisione del codice ha trovato e chiuso tre punti in cui il filtro mancava.
- Percorsi che dichiarano il contesto Ogni pagina vive sotto /organizzazione/progetto: il contesto è nell'indirizzo, non in un cookie che può restare sporco. Un utente che apre un collegamento sa sempre in quale progetto sta guardando, e il middleware protegge le aree di amministrazione per lo stesso schema.
- Configurazione, non codice Nome del progetto, date, sede, coordinate, tour virtuale, moduli attivi e loro ordine sono impostazioni salvate per progetto, modificabili da un pannello. La regola che ci siamo dati durante la pulizia è che nessun nome proprio deve più comparire nel codice.
La scelta fra un database per cliente e un database condiviso non è ovvia e dipende dal tipo di clienti: ne abbiamo scritto in una nota dedicata, SaaS multi-tenant o istanze separate, dove Allestio e LeavePilot sono i due esempi di segno opposto.
Lo stato reale e cosa manca
Allestio funziona, si usa su un progetto dimostrativo e ha l'architettura per ospitare organizzazioni diverse. Non ha ancora abbonamenti, fatturazione e registrazione autonoma: per questo non è in vendita, e per questo lo diciamo.
- 10
- moduli attivabili per progetto (menù e pagina iniziale si adattano)
- 30
- tabelle, 29 con l'identificativo del progetto (isolamento verificato in revisione)
- 1
- database per organizzazione (creato in automatico alla registrazione)
- 0
- clienti paganti (abbonamenti in sviluppo)
I prossimi passi, nell'ordine
- Abbonamenti e fatturazione ricorrente, con periodo di prova.
- Registrazione autonoma delle organizzazioni e inviti degli utenti con ruoli.
- Modelli di progetto per i tre casi più comuni: installazione audio-video, fiera, evento.
- Report e collaborazione con fornitori esterni a permessi limitati.
Tecnologie usate
Scelte fatte per un prodotto che deve ospitare aziende diverse, essere usato in cantiere da telefono e crescere senza riscritture.
Applicazione
- Applicazione web
- Pensata anche per il telefono
- Assistente sui dati del progetto
Dati
- Database relazionale gestito
- Dati separati per organizzazione
Schemi e file
- Editor interattivo dei collegamenti
- Esportazione in PDF
- Archivio file separato
- Compressione delle foto sul dispositivo
Esercizio
- Pubblicazione continua
- Ambienti gestiti
Domande frequenti
Allestio si può già comprare?
Non ancora. La piattaforma funziona e si può provare su un progetto dimostrativo, ma abbonamenti, fatturazione e registrazione autonoma sono in sviluppo. Chi lavora nel settore può chiederci una dimostrazione su un proprio progetto reale: è gratuita e il riscontro ci serve per decidere le priorità.
Per chi è pensato?
Per aziende di noleggio e installazione audio-video, agenzie che organizzano eventi e allestitori fieristici: chiunque debba coordinare materiali, cablaggi, rete e attività in un cantiere temporaneo che si monta e si smonta. I moduli si attivano per progetto, quindi un'azienda che non tocca i ledwall non vede quel modulo.
Come sono separati i dati fra un'azienda e l'altra?
Ogni organizzazione ha un database dedicato, creato in automatico, e dentro il database ogni riga appartiene a un progetto. Le query filtrano sempre per progetto e ogni pagina dichiara nell'indirizzo l'organizzazione e il progetto che si stanno guardando. È lo schema a isolamento massimo, scelto perché i clienti sono aziende e non singoli utenti.
Che cosa è successo allo strumento originario?
È stato separato dal codice di Allestio il 28 febbraio 2026 e i dati e i riferimenti dell'evento sono stati rimossi dalla piattaforma: oltre duecento riferimenti in una cinquantina di file. Allestio non contiene dati di quel progetto. L'esperienza fatta lì è quello che è rimasto.
Posso far costruire un gestionale simile per il mio settore?
Sì. Il percorso da strumento per un caso a piattaforma configurabile è quello che seguiamo anche su commessa: si parte dal problema di un progetto reale, si costruisce lo strumento che lo risolve, poi si decide se e come generalizzarlo. La pagina sulle piattaforme SaaS spiega come lavoriamo e la pagina sui costi dà gli ordini di grandezza.
Scritto da Maximilian Giurastante
Founder e software developer, MAXYMIZE. Progetta e sviluppa piattaforme SaaS, gestionali su misura e automazioni con modelli linguistici. Oltre vent'anni come project leader nell'integrazione di sistemi tecnologici, audio e video.
Allestisci fiere, eventi o installazioni audio-video?
Prova Allestio su un tuo progetto reale: la dimostrazione è gratuita, dura un'ora e il tuo riscontro decide cosa costruiamo dopo.